Dinamika dunia tenaga kerja terus berkembang saat ini. Sudah menjadi kebutuhan bagi organisasi untuk beradaptasi dengan perubahan yang cepat. Ada yang harus dipertimbangkan, misalnya; budaya kerja, sifat pekerjaan, lokasi, sistem remote working, shift, fleksibilitas waktu, lembur, absensi karyawan, kebijakan cuti berbayar, dll. Mengelola waktu, biaya dan produktivitas dapat menjadi tantangan bagi pemberi kerja.
Kesulitan dalam mengatur waktu dan kehadiran karyawan dapat dikurangi dengan sistem pelaporan yang baik. Penting untuk memiliki metode laporan kehadiran karyawan, termasuk segala sesuatu yang berhubungan dengan jam kerja dan waktu istirahat.
Penting juga untuk mampu mengelola kehadiran melalui absensi online karyawan yang mendukung era digital. Manajer perlu mengetahui karyawan mana yang telah bekerja, kapan mereka bekerja, dan kapan harus memanfaatkan waktu istirahat yang dijadwalkan. Pengusaha memiliki banyak faktor yang perlu dipertimbangkan karena biaya ketidakhadiran memiliki dampak yang lebih besar daripada biaya langsung gaji dan tunjangan.
Sejarah Absensi Karyawan
Sebenarnya, bagaimanakah asal-usul atau sejarah adanya mesin absensi karyawan di masa lalu? Mari kita cari tahu sejarahnya pada pembahasan berikut ini.
Pada tahun 1888 seorang ahli perhiasan, Willard L. Bundy menciptakan mesin pengukur waktu kerja karyawan pertama di Auburn, New York. Kerja kerasnya tersebut kemudian diteruskan oleh adiknya yang bernama Harlow E. Bundy.
Harlow mengurus Bundy Manufacturing Company, sebuah perusahaan yang memproduksi mesin absensi karyawan di Amerika. Hingga akhirnya, Harlow E. Bundy pun pensiun dari pekerjaannya ketika berumur 60 tahun.
Kemudian, Bundy Manufacturing Company akhirnya bergabung dengan International Time Recording (ITR) Company, sebuah perusahaan perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware) komputer yang ada di Amerika Serikat.
Seiring berjalannya waktu, ITR pun mengubah namanya menjadi International Business Machines (IBM). IBM pun terus memproduksi mesin absensi karyawan ciptaan Willard L. Bundy, dan berbagai perangkat computer lainnya, baik software maupun hardware.
Tujuan Mesin Absensi Karyawan
Setiap produk pasti memiliki tujuan mengapa produk tersebut diciptakan. Berikut ini merupakan tujuan mesin absensi karyawan yang perlu kamu ketahui:
- Memudahkan perhitungan absensi karyawan dibandingkan dengan penghitungan manual menggunakan kertas dan tulis tangan.
- Semua data tercatat dengan baik dan detail dalam sebuah sistem yang terintegrasi
- Memantau kedatangan dan kepulangan karyawan dari kantor
Manfaat Mesin Absensi Karyawan
- Selanjutnya, mesin absensi karyawan juga memiliki berbagai macam manfaat. Berikut ini manfaat absensi karyawan yang perlu kamu ketahui:
- HR bisa lebih cepat dalam menghitung jumlah absensi karyawan karena sudah terintegrasi dalam sebuah sistem
- Perusahaan bisa memantau/mengawasi kehadiran para karyawannya terutama yang datang terlambat dan pulang lebih cepat dari ketentuan perusahaan
- Meminimalisir hilangnya data jika hanya tercatat dalam lembaran berkas pada sistem manual
Kelebihan Menggunakan Aplikasi Absen Online
Inilah beberapa alasan pentingnya aplikasi absen karyawan bagi perusahaan.
- Akurasi
Manusia rentan terhadap kesalahan, meskipun sudah disediakan perangkat komputasi pendukung. Sistem aplikasi absen online memastikan pencatatan waktu yang akurat dan meminimalkan kesalahan yang tak terhindarkan dan mahal dengan entri data manual. Dengan demikian, data yang akurat ini membantu memberikan kinerja dan data penggajian yang akurat.
- Produktivitas dan Efisiensi
Memantau dan mengelola kehadiran secara manual bisa menjadi urusan yang memakan waktu, melelahkan, dan juga besar biayanya. Butuh waktu untuk memproses lembaran kertas, catatan waktu, membuat jadwal, jam lembur, mengecek pengajuan cuti, dan membuat daftar gaji secara manual.
Bebaskan waktu administrasi yang berharga dengan sistem otomatis yang melakukan semuanya untuk Anda, mulai dari melacak jam kerja karyawan hingga mengimpor informasi secara otomatis ke dalam sistem penggajian Anda. Penghematan waktu dan tenaga dikombinasikan dengan akurasi data membantu dalam mengoptimalkan penggunaan sumber daya yang mengarah pada peningkatan produktivitas dan peningkatan keuntungan.
- Visibilitas
Apakah Anda memerlukan gambaran singkat tentang semua ketidakhadiran seorang karyawan atau kelompok? Hanya dengan beberapa klik saja, Anda dapat menghasilkan laporan akurat tentang jam kerja, absen, lembur, mendapatkan laporan ringkasan bulanan untuk data atau grup mana pun dalam organisasi. Setiap laporan yang disesuaikan dapat dibuat dengan data terpusat yang meningkatkan visibilitas dan transparansi dalam organisasi.
Manajer juga dapat menggunakan tampilan grafik dari laporan untuk mendapatkan pemahaman yang cepat dan mudah tentang data kehadiran. Dengan pusat data kehadiran yang terpusat dan akurat, pemberi kerja dapat menganalisis secara strategis dan meningkatkan kebijakan tentang cuti, jam kerja, budaya tempat kerja, kinerja, gaji, dan lain-lain, sehingga memungkinkan mereka untuk menjadi dewasa dalam cara mereka beroperasi.
- Manajemen Alur Kerja
Sistem manajemen kehadiran terintegrasi dapat memberikan visibilitas yang baik dari semua data dan dapat memudahkan alur kerja penggajian, cuti, dan tinjauan kinerja. Pemberitahuan atau peringatan diotomatiskan dan manajer dapat menyetujui permintaan untuk keberangkatan lebih awal, lembur, dll, segera tanpa kebutuhan khusus untuk komunikasi.
Lupakan tugas berat penjadwalan manual. Hanya dengan beberapa klik, sistem manajemen kehadiran otomatis dapat membantu mengatur jadwal, mengalokasikan pekerjaan, dan dengan mudah melacak pertukaran shift. Ini juga dapat membantu Anda memperkirakan beban kerja, sumber daya, dan anggaran.
- Fleksibilitas Absensi Karyawan
Dalam lingkungan global yang terhubung dengan baik saat ini, Anda memiliki karyawan yang bekerja dari kantor, dari rumah, atau di lokasi terpencil. Sistem manajemen kehadiran memungkinkan organisasi melacak waktu karyawan dengan menggunakan berbagai opsi pencatatan jam kerja, seperti terminal biometrik, atau pembaca desktop dengan mudah.
- Integrasi atau Konfigurasi
Anda dapat memilih sistem manajemen kehadiran yang sesuai dengan kebutuhan Anda berdasarkan sifat pekerjaan dan kebijakan. Ada sistem yang tersedia yang dapat diintegrasikan dengan perangkat keras kehadiran pihak ketiga (gesek, biometrik), dan yang dapat menangkap kehadiran berbasis GPS dengan aplikasi seluler.
Anda dapat membuat kebijakan kehadiran yang disesuaikan sesuai kebutuhan organisasi Anda dengan sistem pelacakan waktu dan pemantauan kehadiran. Anda dapat memiliki konfigurasi individu untuk setiap shift kehadiran, dengan opsi untuk menentukan siklus kehadiran, aturan mark-in/out, pengurangan cuti, dan hari libur opsional.
- Pelacakan Waktu Real Time
Manajemen kehadiran berbasis cloud memungkinkan pelacakan waktu nyata dan memberikan input otomatis untuk pemrosesan penggajian. Ini membantu dalam mengatur jadwal pembayaran alternatif dan membuat semua informasi tersedia secara real time. Manajer dapat membuat laporan untuk menyesuaikan jadwal kerja dan mengarahkan aktivitas tenaga kerja secara real time.
- Keamanan
Sebagian besar sistem manajemen kehadiran dibangun di sekitar sistem dan arsitektur yang sangat aman. Secara khusus, sistem biometrik sangat andal dan aman dan dapat membantu mencegah pencurian waktu, teman meninju, dan mengurangi biaya administrasi yang berasal dari PIN yang terlupa dan kartu ID yang hilang. Sistem ini memiliki kegunaan khusus untuk organisasi yang mengutamakan keamanan.
Bagaimana Aplikasi Absen Karyawan dapat Menunjang Kebutuhan Manajemen?
Catatan yang tidak akurat dapat menghabiskan banyak uang bagi organisasi Anda. Peraturan mengharuskan pemberi kerja melacak kehadiran dan memberikan kompensasi yang diperlukan kepada karyawan. Mereka untuk jam kerja berlebih dengan semangat keadilan. Sistem absensi karyawan yang terintegrasi dengan penggajian Anda menyederhanakan proses ini sekaligus membuatnya mulus.
Data laporan dari sistem pelaporan kehadiran karyawan membantu pengelolaan sumber daya tenaga kerja yang efisien dan akurasi laporan. Ini adalah salah satu alat paling ampuh untuk sistem pelacakan waktu. Guna mengumpulkan data pola kehadiran, proyek, dan detail lain untuk penggajian dan aspek lain yang terkait langsung dengan kehadiran.
Data laporan memungkinkan manajemen untuk membuat keputusan yang hemat biaya dan menentukan praktik terbaik untuk mengoptimalkan tenaga kerja. Dengan mendukung berbagai metode pengumpulan data. Seperti pemindai sidik jari biometrik, jam waktu, masuk atau keluar web dan pencatatan jam kerja ponsel. Ada fleksibilitas untuk memastikan tidak ada yang terlewat untuk detail pelaporan.
Sistem absensi karyawan yang mengotomatiskan data dari perangkat lunak pelacakan waktu menghilangkan duplikasi dan kesalahan. Sebaliknya, manajemen menerima data yang berguna untuk menganalisis jam kerja, mengotorisasi permintaan cuti, membuat proyeksi perekrutan, dan menjadwalkan perubahan. Pelaporan dan analisis data yang komprehensif meningkatkan keputusan manajemen tenaga kerja.
Dengan manfaat yang luar biasa ini, apakah Anda sekarang ingin memilih sistem manajemen kehadiran yang komprehensif? Tentunya yang dapat membuat proses tidak merepotkan dan menyediakan sistem yang terintegrasi sempurna untuk organisasi Anda? Talenta by Mekari adalah salah satu layanan absensi karyawan yang menggunakan aplikasi absen online.
Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.
Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.
Kelebihan Talenta by Mekari:
- Fitur yang disajikan sangat berlimpah
Keunggulan dari Talenta By Mekari ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta By Mekari ini, berikut ini detail fiturnya
- Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
- Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
- Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
- Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.
- Kostumisasi yang sangat terperinci
Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.
- Tim Support yang efektif dan responsive
Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.
Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering Work From Home, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.
Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Talenta dapat diakses dengan mudah di https://Talenta.co. Jadi tunggu apalagi? Yuk, segera daftarkan perusahaan Anda dan nikmati fiturnya!
