Meta Description: Aplikasi Presensi Online adalah sebuah sistem perangkat lunak yang diciptakan untuk membantu pelaku usaha atau perusahaan dalam mengelola data-data terkait presensi atau kehadiran para kaaryawannya.
Aplikasi Presensi Online adalah sebuah sistem perangkat lunak yang diciptakan untuk membantu pelaku usaha atau perusahaan dalam mengelola data-data terkait presensi atau kehadiran para kaaryawannya. Aplikasi Absensi Online merupakan bagian dari HR process management software yang mampu membantu berbagai pekerjaan dari tim HR dalam hal memanajemen kinerja dan produktivitas setiap karyawan.
Tujuan utama dari adanya Aplikasi Presensi Online adalah untuk membantu tim HR mengelola data absensi setiap karyawan dengan lebih efisien dan akurat. Selain itu, aplikasi ini juga terbilang lebih hemat jika dibandingkan menggunakan metode manual yang membutuhkan banyak kertas atau mesin fingerprint. Sistem yang terdapat pada Aplikasi Presensi Online juga mampu memproses dan merekap data-data kehadiran setiap karyawan menjadi laporan utuh secara otomatis.
Laporan mengenai data kehadiran tersebut berfungsi untuk tim HR dalam mengambil keputusan terkait karyawan nantinya. Misalnya saja jika ada karyawan yang tiba-tiba menjadi sering terlambat dalam absensi dan kinerjanya mulai menurun, tim HR dapat dengan segera mengetahui masalah tersebut dan memikirkan solusi terbaik untk mengatasinya. Karena hal itulah, data-data mengenai absensi dan kinerja karyawan harus tepat dan akurat.
Saat menggunakan metode manual, data-data ini sering kali keliru karena adanya kesalahan pendataan yang dilakukan tim HR atau malah disengaja untuk tujuan tertentu. Hal tersebut tentunya akan sangat merugikan perusahaan, karena perusahaan akan kehilangan loyalitas para karyawannya dan harus terus-menerus mencari karyawan baru.
Adanya Aplikasi Presensi Online bisa meminimalisir dan mencegah hal-hal tersebut, karena sebagian proses telah dilakukan oleh komputer tanpa adanya campur tangan manusia. Selain itu, Aplikasi ini juga telah dilengkapi dengan fitur-fitur seperti GPS yang memungkinkan tim HR melacak keberadaan setiap karyawannya.
Fungsi Aplikasi Presensi Online
Aplikasi Presensi Online mempunyai berbagai macam fungsi untuk membantu tim HR perusahaan dalam mengelola data-data terkait absensi karyawannya. Beberapa fungsi dari Aplikasi Presensi Online diantaranya adalah:
1. Memberikan Layanan Self-Service Kepada Para Karyawan
Aplikasi ini biasanya dilengkapi dengan fitur Self-Service yang mamberikan karyawan kebebasan dalam melihat dan mengelola data-data mereka. Karyawan dapat mengganti atau memperbaharui data-data pribadi mereka melalui fitur ini. Selain itu, karyawan juga bisa mengajukan izin cuti atau jam lembur melalui aplikasi tanpa perlu bertemu dengan HR secara langsung. Hal tersebut tentunya akan lebih efisien dan tidak membuang banyak waktu.
2. Membangun budaya disiplin
Fungsi kedua dari adanya aplikasi Presensi Online adalah untuk membangun budaya kedisiplinan kepada para karyawan. Adanya aplikasi ini membuat tim HR bisa lebih efektif dalam mengawasi produktivitas karyawan. Data-data seperti waktu absensi, jam lembur, jadwal shift dan libur, serta data cuti dan izin dari setiap karyawan dapat dilihat oleh tim HR dengan mudah. Semua data tersebut telah terintegrasi dalam software tersebut.
3. Memanajemen Pembagian Gaji
Pembagian gaji bulanan yang dilakukan perusahaan kepada para karyawannya tentunya berdasarkan faktor paling dasar, yaitu tingkat kehadiran karyawan terebut. Adanya Aplikasi Absensi Online juga berperan dalam memberikan rekap data kehadiran dari setiap karyawan dengan lebih akurat dan cepat. Tim HR tidak lagi perlu merekap data absensi karyawan setiap akhir bulannya, karena hal tersebut sudah bisa dilakukan dengan aplikasi ini.
Fitur-Fitur Aplikasi Presensi Online
1. Absensi
Karena aplikasi ini mempunyai tujuan utama untuk melakukan absensi kepada para karyawan, maka fitur utama yang terdapat dalam aplikasi ini tentunya adalah fitur absensi. Fitur ini membuat karyawan dapat dengan mudah melakukan absensi darimana saja melalui gadget mereka. Data absensi yang di input karyawan tersebut juga akan tersimpan secara real time dan dapat dilihat dan dipantau oleh tim HR secara langsung.
2. Cuti atau Izin Kerja
Fitur utama yang kedua berhubungan dengan cuti atau izin kerja. Fitur ini memungkinkan karyawan untuk mengajukan izin kerja kepada tim HR dengan lebih mudah dan cepat melalui aplikasi ini. Karyawan juga bisa mengunggah dokumen pendukung untuk pengajuan ini dalam bentuk softcopy digital.
Pengajuan tersebut juga akan masuk secara real time kepada tim HR. Jadi, mereka bisa langsung memberikan persetujuan atau penolakan terhadap pengajuan cuti tersebut melalui aplikasi ini. Hal ini selain lebih efektif dan mudah juga mempunyai privasi yang lebih tinggi, karena pengajuan tersebut hanya akan diketahui oleh tim HR dan karyawan yang bersangkutan saja.
3. Lembur
Fitur ketiga dari Aplikasi Presensi adalah fitur overtime atau lembur. Karyawan bisa menggunakan fitur ini untuk mengajukan permintaan jam lembur kepada tim HR melalui gadget mereka saja. Sama seperti fitur cuti, pengajuan jam lembur ini juga akan masuk ke tim HR secara real time tanpa adanya delay dan tim HR bisa langsung memutuskan untuk menerima atau menolaknya.
Jam lembur ini akan terekam secara otomatis melalui sistem yang terdapat di aplikasi ini dan akan terintegrasi langsung dengan perhitungan gaji atau payroll setiap karyawan.
4. Jadwal Kerja
Fitur selanjutnya adalah fitur working schedule atau jam kerja. Dengan adanya fitur ini, tim HR dapat melakukan pengaturan jam dan hari kerja kepada setiap karyawan dengan lebih mudah. Jam kerja tersebut akan secara otomatis memberikan notifikasi kepada setiap karyawan yang bersangkutan, jadi karyawan dapat mengetahui jam dan hari kerjanya melalui aplikasi ini.
Tim HR juga bisa mengganti dan menambahkan jam kerja tersebut jika diperlukan tanpa perlu memberi tahu karyawan terlebih dahulu, karena aplikasi ini yang akan memberitahukannya melalui notifikasi yang bisa dilihat di gadget karyawan yang bersangkutan.
5. Database Karyawan
Fitur ini berfungsi untuk mencatat dan menampilkan data-data personal dari setiap karyawan secara otomatis. Data seperti absensi, jam kerja, jam lembur, jumlah cuti, dll bisa dilihat baik oleh tim HR maupun oleh karyawan yant bersangkutan. Data ini berguna untuk perhitungan gaji dan evaluasi kinerja karyawan nantinya di akhir bulan.
6. Manfaat Dari Aplikasi Presensi Online
Aplikasi Presensi Online mempunyai banyak manfaat untuk perusahaan dalam mengelola kinerja dan produktivitas para karyawannya. Beberapa manfaat dari adanya Aplikasi PResensi Online adalah:
7. Memberi Kemudahan dalam menganalisis data kehadiran
Adanya Aplikasi Presensi Online dapat membantu dan memberi kemudahan untuk tim HR dalam menganalisis kehadiran setiap karyawan. Hal ini bisa terjadi karena aplikasi tersebut bisa diakses kapanpun dan dimanapun oleh tim HR tanpa harus menemui karyawan yang bersangkutan secara langsung.
Semua data kehadiran dari para karyawan dapat diakses dengan mudah secara real time oleh tim HR menggunakan aplikasi ini. Tim HR bisa menggunakan data tersebut dengan mudah jika dibutuhkan sewaktu-waktu tanpa perlu repot-repot datang ke kantor atau bertemu dengan divisi lain yang bersangkutan.
8. Lebih Mudah Dalam Melakukan Rekapitulasi Data
Aplikasi Presensi Online juga mempunyai fungsi dan manfaat untuk melakukan rekapitulasi data dengan lebih mudah. Berbeda dengan cara tradisional dimana perusahaan harus secara manual merekap data kehadiran dan keterlambatan karyawannya, aplikasi ini bisa melakukan hal tersebut secara otomatis.
Tim HR tidak perlu lagi kerepotan dalam memasukkan dan merekap data tersebut karena Aplikasi Presensi ini telah dilengkapi dengan Artifical Intelligence (AI) yan gmampu merekam dan mereap data secara otomatis. Hal ini tentunya sangat berguna untuk tim HR dalam melakukan rekapitulasi data karena proses yang dilakukan tidak memakan banyak waktu.
9. Data Telah Terintegrasi
Karena Aplikasi Presensi Online merupakan bagian dari HR Process Management software, maka data-data kehadiran ini juga sudah terintegrasi dengan hal lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan tim HR seperti pembagian gaji atau payroll. Artinya, jumlah gaji yang akan didapatkan sudah ditentukan bersamaan dengan jumlah kehadiran karyawan tersebut.
Tim HR tidak perlu lagi mengumpulkan data absensi setiap karyawan dan merekapnya, karena hal tersebut sudah dilakukan oleh aplikasi ini. Selain itu, aplikasi tersebut juga lebih mudah diakses dan dipahami oleh tim HR maupun karyawan. Tim HR tidak perlu lagi berurusan dengan catatan manual yang menumpuk dan karyawan juga tidak perlu lagi bingung dan mempertanyakan detail dari gaji yang dia peroleh, karena hal tersebut sudah tercantum dan dapat diakses di aplikasi tersebut.
10. Menghemat Biaya
Dalam Aplikasi Presensi Online, perusahaan tidak perlu repot-repot mengeluarkan biaya untuk membeli alat tertentu dan memberikan anggaran untuk penyusutan. Aplikasi ini bisa di akses melalui smartphone atau komputer secara online saja. Selain itu, dengan berlangganan aplikasi ini, perusahaan juga akan mendapatkan fitur-fitur lainnya seperti pembagian payroll tanpa perlu mengeluarkan biaya tambahan lagi.
Salah satu Aplikasi Presensi Online yang terpercaya dan banyak digunakan oleh perusahaan adalah Talenta. Talenta merupakan HR process management software dengan basis Human Recources Information System atau biasanya disingkat dengan HRIS. Tujuan dari HR Software jenis HRIS ini adalah untuk membantu tim HR dalam melakukan pendataan absensi, izin dan cuti, pembagian jadwal kerja, pembagian gaji, dan hal-hal yang terkait dengan kinerja karyawan lainnya.
Talenta menggunakan sistem keamanan standar ISO 270001 yang mampu mengenkripsi data-data dari perusahaan. Enkripsi tersebut membuat data-data karyawan tidak biasa diakses oleh pihak-pihak lain secara bebas. Hal tersebut membuat data-data yang terdapat di Aplikasi Talenta tidak mudah bocor atau tercuri. Selain itu, Talenta juga menggunakan sistem subscription, dimana perusahaan hanya perlu berlangganan untuk bisa mengakses semua fitur yang disediakan oleh Talenta. Fitur-fitur yang disediakan oleh Talenta diantaranya adalah:
- Fitur absensi online untuk mengelola kehadiran karyawan tanpa perlu menggunakan mesin fingerprint.
- Fitur utama lainnya seperti mengelola cuti, absen, jadwal shift kerja, perhitungan lembur dan timesheet karyawan.
- Fitur HRIS untuk mengelola database karyawan, proses rekrutmen hingga manajemen aset.
- Fitur payroll untuk melakukan penggajian lebih efisien dengan perhitungan yang akurat dan cepat.
- Fitur slip gaji untuk mengelola slip gaji karyawan dengan lebih aman dan mudah diakses kapan saja dan dimana saja.
Adanya fitur-fitur dari Talenta tersebut membuat tim HR dapat mengelola para karyawannya dengan lebih mudah. Selain itu, Talenta juga berguna untuk tim HR dalam melakukan rekrutmen karyawan baru seperti job listing, penjadwalan interview, hingga onboarding hanya dalam satu aplikasi saja yang sudah terintegrasi dan berbasis online.
