SURABAYA, beritalima.com | Kanwil BPJS Ketenagakerjaan Jawa Timur berusaha mengembalikan reputasi Juara Tata Naskah dan Kearsipan Nasional. Menyambuat penilaian tahun 2019, mereka menggelar Monitoring dan Evaluasi Tata Naskah dan Kearsipan.
Kegiatan ini dibuka Deputi Direktur Wilayah BPJS Ketenagakerjaan Jawa Timur, Dodo Suharto, di Hotel Swiss-Belinn Tunjungan Surabaya, Senin (2/9/2019). Sebanyak 30 pegawai Penata Madya Kearsipan Kantor Cabang dan PIC Kearsipan KCP se-Jatim dengan penuh semangat mengikuti kegiatan ini.
Menurut Dodo, kegiatan monitoring dan evaluasi progress report tata naskah dan kearsipan ini perlu dilakukan guna mengetahui kinerja yang perlu diperbaiki, dan mengarsipkan secara tepat dan benar, yang tujuannya supaya saat dibutuhkan di kemudian hari bisa ditemukan dengan cepat dan mudah.
Lebih dari itu, ini juga dalam rangka penilaian tingkat nasional. “Kita tidak perlu mengejar jadi juara, tapi penuhi saja parameter yang ditentukan,” ujar Dodo diplomatis.
Diakui, dalam penilaian Tata Naskah dan Kearsipan Tingkat Nasional Tahun 2018, Jawa Timur hanya mendapat Juara IV atau Harapan I oleh Kantor Cabang Surabaya Karimunjawa. Padahal 2 tahun sebelumnya, tahun 2016 dan 2017, secara berturut-turut Kantor Wilayah Jawa Timur meraih Juara II dan Juara III.
Semoga, kekurangberuntungan tahun kemarin jadi cambuk untuk keberhasilan tahun ini.
Disampaikan, laporan Tata Naskah dan Kearsipan ini dilakukan setiap triwulan, dan untuk tahun ini tinggal sekali laporan. Selain itu, pada bulan September ini tim dari kantor pusat akan melakukan obsevarsi ke kantor wilayah dan kantor cabang yang masuk kandidat juara.
“Kita optimis saja, yang penting kita penuhi parameter yang ditentukan,” tandas Dodo.
Dalam monitoring dan evaluasi itu, dilakukan pemilahan dan penataan dokumen-dokumen, kemudian diteliti dahulu kebenaran dan kelengkapan, terus datanya diarsipkan sesuai parameter yang ditentukan.
Dicontohkan, jenis dokumennya, tahun dan bulannya, nomenklaturnya atau surat apa, terus dimasukkan daftar box. Boks/ dos arsip yang telah ditetapkan standarnya ini diberi label keterangan isi berkas, kode klasifikasi dan indeks yang menunjukkan isi berkas, nomor urut boks/ dos arsip dan nama unit pengolah, yang harapannya saat dibutuhkan bisa ditemukan dengan mudah dan cepat.(Ganefo)
Teks Foto: Deputi Direktur Wilayah BPJS Ketenagakerjaan Jawa Timur, Dodo Suharto (duduk kiri), dan Asisten Deputi Wilayah Bidang Umum dan SDM, Samino (duduk kanan), bersama para Penata Madya Kearsipan Kancab dan PIC Kearsipan KCP se-Jatim saat Monev Progress Report Tata Naskah dan Kearsipan di Surabaya, Senin (2/9/2019).
