SURABAYA, beritalima.com – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur kembali menggelar bimbingan teknis pengelolaan kearsipan pemerintahan desa bagi sekretaris desa/kelurahan se-Jawa Timur.
Kegiatan selama dua hari di Surabaya ini dibuka Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, Drs Sudjono MM, Selasa (10/7/2018).
Drs Gatot Tjatur M MM selaku ketua panitia kegiatan mengatakan, bimbingan teknis kearsipan ini diikuti 70 sekretaris desa/kelurahan se-Jawa Timur dengan tujuan untuk meningkatkkan kualitas penataan arsip di pemerintahan desa/kelurahan.
Pelatihan kearsipan ini sudah 23 kali diselenggarakan, dan sudah 1.687 sekretaris desa/kelurahan di Jawa Timur yang mendapat pelatihan yang sama.
Menurutnya, sekretaris desa/kelurahan perlu mendapat pemahaman pengelolaan arsip yang benar, karena mereka penanggung jawab kearsipan desa/kelurahan.
Diungkapkan, dari sebanyak 8.506 desa/kelurahan di Jawa Timur belum ada yang pengelolaan kearsipannya mendapat nilai sangat baik, namun juga tidak ada yang mendapat nilai buruk. Yang ada, lanjut Gatot, nilai baik, cukup, dan kurang.
“Karena itu, dengan adanya bimbingan teknis ini diharapkan mampu meningkatkan nilai kearsipan pemerintahan di tingkat desa/kelurahan di Jawa Timur,” kata Kepala Bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur ini.
Ditambahkan, selain bimbingan dan pelatihan tata kelola kearsipan, materi kegiatan juga tentang aplikasi keuangan dari BPKP Provinsi Jawa Timur. Kegiatan ini biayanya dari APBD Jawa Timur Tahun Anggaran 2018.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, Drs Sudjono MM, dalam sambutannya mengatakan, UU Nomor 6 tahun 2014 tentang desa memberi keleluasaan kepada pemerintah desa untuk mengatur sendiri upaya percepatan pembangunan desa melalui kucuran langsung alokasi anggaran dari pusat ke desa.
Karena itu, penting bagi setiap aparat pemerintahan desa untuk memahami tertib arsip dan administrasi. Tidak hanya pemerintah, masyarakat sekarang menuntut adanya akuntabilitas kinerja dan transparansi dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik.
Untuk itu, tutur Sudjono, posisi kearsipan menjadi sangat penting dalam menyediakan bukti pertanggungjawaban atas apa yang telah dilakukan oleh setiap pemerintah.
“Karena itu saya mengharapkan suadara-saudara sekalian dapat belajar dengan serius selama bimbingan berlangsung,” pinta Sudjono.
Dikatakan, dalam kegiatan ini akan diajarkan menciptakan arsip reliable, autentik dan legal, sehingga akan menghindarkan berbagai permasalahan hukum.
Ditegaskan, pemerintah desa bertanggung jawab terhadap arsip yang diciptakan. Selain itu, bagaimana mengelola hingga arsip disusutkan, atau pada akhirnya diserahkan ke lembaga kearsipan sebagai arsip statis.
“Karena itu, sekretaris desa/kelurahan sebagai penanggung jawab unit kearsipan desa perlu memahami hal ini, sehingga harus belajar pengelolaan kearsipan,” tandasnya.
Diungkapkan, permasalahan kearsipan di antaranya meningkatnya volume arsip dari waktu ke waktu. Hal ini terjadi, sering meningkatnya aktivitas di setiap lembaga pencipta.
Hal ini akan menjadi problem besar, ketika volume arsip tidak terkendali, tidak terawat karena tidak tahu bagaimana harus memperlakukan atau tidak ada orang yang peduli karena dianggap sudah tidak memiliki nilai guna apapun.
Menurutnya, pola pikir seperti itu harus segera ditinggalkan. Apalagi banyaknya aset bernilai pemerintah yang akhirnya beralih kepemilikan hanya karena tidak adanya arsip yang menyertai karena hilang/rusak.
“Untuk itu kami mengajak para sekretaris desa/kelurahan untuk menyelamatkan arsip di lingkungan kerja dengan mengelola arsip sedini mungkin. Sarana prasarana kearsipan menjadi kebutuhan mutlak yang harus dipenuhi,” tegas Sudjono.
Teks Foto: Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, Drs Sudjono MM, saat membuka acara Bimtek Pengelolaan Arsip Desa/Kelurahan di Surabaya, Selasa (10/7/2018).
