KUPANG, beritalima.com – Mulai pertengan tahun 2018, semua Aparatur Sipil Negara (ASN) lingkup pemerintah provinsi NTT, akan dipermudah dengan pelayanan sistem kearsipan terpusat pada Depot Arsip. Sebanyak 16.000 file data kepegawaian ASN termasuk data aset daerah segera ditata secara modern melalui aplikasi online Electronic Arsip (E-Arsip) pada Dinas Kearsipan provinsi NTT.
Sistem informasi dinamis maupun statis akan terkonsenterasi di Dinas Kearsipan NTT dan sekaligus menjadi simpul jaringan informasi kearsipan secara nasional di NTT. Arsip-arsip penting daerah yang terdapat di 49 perangkat daerah lingkup pemprov NTT, terdokumentasi secara online di Depot Arsip milik Dinas Kearsipan NTT.
Sekda NTT, Benediktus Polo Maing ketika ditemui di ruang kerjanya, Kamis (11/1), mengapresiasi kerja keras pimpinan dan staf Dinas Kersipan NTT dalam mengumpul, menyusun dan menata kearsipan daerah yang terkoneksi melalui sistem jaringan aplikasi online. Dengan begitu, kata Sekda Ben Polo Maing, sistem kearsipan yang efisien dan efektif.
“ Kita melihat banyak perangkat daerah yang kesulitan dalam penataan arsip secara baik. Mencari arsip juga sulit, padahal kita punya Dinas Kearsipan. Kita perlu memberikan apresiasi kepada Dinas Kearsipan NTT atas kerja keras, kreasi dan inovasi guna menata sistem kearsipan daerah”, tambah Sekda.
Dijelaskanya, sejak tahun 2017, Dinas Kearsipan NTT telah melakukan kerjasama dengan 49 perangkat daerah untuk melakukan pentataan arsip secara baik dengan menyebarkan sebayak 8.080 box arsip. Kemudian dengan jumlah ribuan box arsip itu akan dimasukan dalam database di Depot Arsip NTT di Jalan Perintis Kemerdekaan Oebufu Kupang.
” Kita punya obsesi jangan terjadi dalam setiap perangkat daerah menyimpan arsip di ruangannya, tapi semua arsip tertampung di Depot Arsip. Misalnya, Badan kepegawaian Daerah (BKD) ingin memproses kenaikan pangkat salah seorang ASN, tidak perlu mencari-cari arsip atau menyuruh ASN mengumpulkan berkas kenaikan pangkat. Tetapi hanya klik di webside Depot Arsip dan terkoneksi dengan BKD,” ujarnya.
Sekda, berharap jangan terjadi seorang guru SMA atau SMK di Flores yang ingin mengurus kenaikan pangkat harus datang ke BKD NTT.
Kejadian ini sangat membuang waktu, tenaga dan biaya. Sehingga pemprov NTT melalui Dinas Kearsipan, ingin menciptakan satu pola kerja yang efisien dan efektif dalam menata arsip.
“Saya perlu ingatkan bahwa semua perangkat daerah penting. Tidak ada perangkat daerah yang tidak penting. Tergantung bagaimana kita membuat perangkat daerah itu menjadi penting dengan berkreasi dan berinovasi sehingga dapat berperan secara optimal,” jalas Sekda.
Kadis Kearsipan NTT, Lambertus Ibi Riti mengatakan, sejak tahun 2017 telah melakukan akuisisi dan penarikan arsip dari 49 perangkat daerah ke Depot Arsip sehubungan dengan penerapan (aplikasi) E-Arsip. Terdapat sebanyak 6.200 orang ASN dan 9.600 guru yang memiliki file data kepegawaian yang siap ditampung di Depot Arsip.
“Kami sudah tahu data arsip statis ada di masing-masing perangkat daerah. Saat ini dalam proses penarikan arsip statis karena kami baru memiliki gedung Depot Arsip dua lantai, di jalan perintis kemerdekaan. Sedangkan penataan arsip ke sistem online dilaksanakan mulai Januari 2018,” ungkap Ibi Riti.
Lambertus Ibi Riti, mengakui pihaknya dalam tahap pertama, yaitu Januari hingga Maret 2018, prioritaskan penarikan arsip dari BKD NTT dan Badan PPKAD NTT. Semua data kepegawaian dan aset daerah, seperti sertifikat tanah milik pemperov NTT, semuanya terkonsenterasi di Depot Arsip.
” Jadi data pagawai ASN dan guru-guru di daerah seluruhnya berjumlah 16.000 file tersimpan di aplikasi Depot Arsip. Termasuk sertifikat tanah milik pemprov NTT,” katanya.
“ Kami inginj mempermudah dan memberikan pelayanan terbaik kepada setiap ASN, terutama dalam pengurusan kenaikan pangkat, berkala, pengurusan berkas yang memasuki masa purnabakti. BKD hanya menghubungkan data dengan Depot Arsip”, kata Ibi Riti menambahkan.
Ia menambahkan, menghadapi penerapan sistem informasi kearsipan nasional (SIKN), selama tahun 2017, pihaknya telah melaksanakan beberapa item kegiatan penting, yaitu pembenahan sistem kearsipan, kelembagaan kearsipan, sumberdaya manusia (SDM) kearsipan maupun sarana prasarana kearsipan.
Terkait SDM kearsipan, kata dia, selama 2016/2017, pihaknya telah berhasil mengusulkan dan mengangkat sebanyak 71 prang arsiparis (per 31 Desember 2017) dari 250 orang arsiparis yang dibutuhkan provinsi NTT untuk 49 perangkat daerah. Dan sementara usul ke pusat untuk pengangkatan 169 perangkat arsiparis terampil, mahir, penyelia asiparis ahli.
Adapun prestasi yang diraih Dinas Kearsipan NTT dengan predikat terbaik juara I dalam proses pengusulan dan pengusulan dan pengangkatan asiparis dalam tahun 2017, juga mendapat rangking 5 Dinas Kearsipan terbaik seluruh Indonesia. Sebelumnya pada tahun 2014, Dinas Kearsipan NTT berada pada posisi 49 nasional.
Menurutnya, secara resmi sistem aplikasi E-Arsip akan dilaunching Gubernur NTT, Frans Lebu Raya, bertepatan dengan HUT ke – 49 Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang dipusatkan di Kupang, pada 18 Mei 2018 mendatang.
Presiden Joko Widodo menurut rencana akan hadir di Kupang untuk meluncurkan Inpres tentang Standar Nasional Tertib Arsip pada puncak acara HUT ke – 47 di Kupang. (L. Ng. Mbuhang)
