Pengelolaan data absensi karyawan adalah suatu proses yang cukup rumit, sehingga kini banyak perusahaan atau organisasi yang memilih cara alternatif dengan memanfaatkan absensi online. Sesuai dengan namanya, aplikasi ini adalah jenis aplikasi yang dapat digunakan untuk mendata, mengelola, dan memantau absensi setiap karyawan beserta pengaturan shift, cuti, lembur, dan integrasi penggajian.
Hal yang Perlu Diperhatikan ketika Memilih Aplikasi Absensi Online
Pencatatan absensi adalah salah satu tugas harian terpenting dari perusahaan mana pun. Tugas ini mungkin tampak sepele, tetapi manajemen absensi sama pentingnya bagi semua staf perusahaan. Waktu kerja menentukan pembayaran dan kinerja, hingga akhirnya dapat mempengaruhi keputusan keuangan.
Dengan fungsi yang tepat dari perangkat lunak ini, fungsi penting ini diotomatisasi dan disederhanakan. Sistem yang lengkap dapat mendukung fungsi perencanaan standar dan fungsi lanjutan seperti pelaporan. Oleh sebab itu dalam memilih aplikasi absensi online, ada baiknya untuk memperhatikan beberapa fitur penting berikut ini:
- Manajemen Waktu
Salah satu fungsi utama perangkat lunak absensi online adalah manajemen waktu, atau yang juga dikenal sebagai time management. Fitur manajemen waktu dalam aplikasi absensi online berfungsi dalam mencatat kehadiran karyawan, memantau waktu yang dihabiskan di tempat kerja, lembur, dan waktu yang dihabiskan untuk proyek tertentu.
Manajemen waktu digunakan baik sebagai ukuran produktivitas dan sebagai alat pengambilan keputusan keuangan. Jika sebuah perusahaan dapat secara otomatis melacak waktu menggunakan perangkat lunak absensi ini, maka kompensasi dapat dihitung dengan mudah. Fitur manajemen waktu dalam aplikasi absensi umumnya mencakup:
- Pelacakan waktu
- Entri waktu proyek
- Pelacakan lembur
- Aturan pembulatan dan pengecualian
- Posisi GPS
- Manajemen Kehadiran
Meskipun terkesan mirip, namun nyatanya fungsi dari fitur manajemen kehadiran cukup berbeda dari fitur manajemen waktu. Fitur yang satu ini biasanya digunakan untuk memelihara alat standar untuk pemantauan kehadiran, seperti penilaian input dan output sehingga dapat mengotomatiskan proses pencatatan waktu karyawan. Selama waktu ini, kehadiran karyawan akan secara otomatis dilacak dan dicatat.
Beberapa jenis aplikasi absensi online menawarkan jam biometrik yang memungkinkan pengguna untuk menyesuaikan dukungan di masa mendatang. Biometrik memerlukan identifikasi berupa sidik jari, mata, atau suara untuk mengidentifikasi pintu masuk, keluar, dan fitur lainnya.
Dengan meminta informasi ini, karyawan dapat memastikan bahwa setiap karyawan hanya memiliki akses ke item yang izinnya mereka miliki. Biometrik juga dapat membantu mencegah orang muncul di rekan kerja yang terlambat atau tidak hadir. Fitur manajemen waktu utamanya mencakup input/output jam, data biometrik, dan pelacakan kehadiran.
- Manajemen Absen dan Cuti
Fungsi manajemen absensi dan cuti dalam aplikasi absensi online berfungsi untuk memungkinkan karyawan mengelola permintaan cuti mereka sendiri, termasuk melacak absen terjadwal berdasarkan tanggal, liburan, dan cuti. Karyawan dapat mengakses informasi liburan, seperti kalender, dan mengajukan permintaan liburan melalui sistem.
Perangkat lunak absensi online yang baik biasanya mampu melacak cuti perangkat lunak dan memantau benefit. Misalnya, karyawan dapat menerapkan cuti berbayar atau hari libur pada waktu luang mereka untuk memastikan kompensasi yang sesuai dan kepatuhan terhadap prosedur perusahaan. Fitur manajemen absen dan cuti secara lengkap mencakup:
- Permintaan cuti
- Permintaan PTO
- Dasbor
- Permintaan otorisasi
- Manajemen liburan online
- Follow-up liburan
- Konsekuensi pelanggaran cuti
- Jadwal liburan
- Manajemen Personalia
Keunggulan user friendly pada aplikasi ini biasanya difasilitasi oleh fungsi bimbingan karyawan dan manajemen personalia. Basis data menangkap informasi karyawan di satu tempat, sementara fitur seluler dan layanan mandiri mempromosikan aksesibilitas. Tujuan dari fungsi-fungsi ini adalah untuk membuat informasi pencatatan waktu mudah terlihat oleh semua staf perusahaan. Fungsi manajemen personalia antara lain mencakup database karyawan, akses seluler, berkas karyawan, dan pencatatan.
- Penjadwalan
Penjadwalan menggunakan perangkat lunak absensi ini terbukti dapat menyederhanakan proses menggunakan fungsi kolaboratif. Untuk perusahaan, perangkat lunak absensi online dapat mengotomatiskan penjadwalan berdasarkan preferensi shift dan parameter lainnya. Untuk karyawan, perangkat lunak absensi online berfungsi sebagai titik pusat untuk melihat jadwal, membuat permintaan, dan diberitahu tentang perubahan. Oleh sebab itu, perusahaan (dalam hal ini atasan) dapat memanfaatkan aplikasi absensi online untuk:
- Membuat jadwal
- Merencanakan penempatan staf
- Menyusun kelompok karyawan
- Menjadwalkan pesan peringatan
- Komunikasi dengan Karyawan
Sebuah sistem absensi online yang komprehensif menyediakan fitur yang membantu karyawan tetap up to date dan tetap berhubungan dengan rekan kerja dan manajemen mereka. Fitur-fitur ini dapat mencakup sesuatu seperti pesan instan dan peringatan bawaan atau kemampuan komunikasi tingkat lanjut seperti pesan singkat, manajemen kinerja, dan peringatan.
- Manajemen Dokumen
Fungsi manajemen dokumen memfasilitasi pertukaran informasi dan komunikasi antar departemen. Pengguna dapat mengonfigurasi pemberitahuan untuk memberitahu anggota tim tentang informasi penting apa pun yang terkait dengan waktu atau kehadiran. Kategori fitur ini juga mencakup penggunaan data perekaman waktu untuk memberikan gambaran umum tentang praktik saat ini. Manajer dapat menentukan posisi karyawan dalam sistem dan otorisasi yang menyertai peran ini. Manajemen dokumen dalam aplikasi absensi online mencakup beberapa hal berikut:
- Impor/Ekspor Data
- Pertukaran data
- Peringatan alur kerja
- Peran dan hak
- Integrasi
Sistem absensi online dapat diintegrasikan dengan solusi manajemen personalia lainnya seperti manajemen sumber daya manusia, akuntansi, dan perangkat lunak penggajian, dan dengan perangkat sumber daya non-personil seperti sistem manajemen stok produk. Semua data SDM tersedia dalam satu sistem dan menyediakan lokasi yang lengkap dan komprehensif untuk fungsi manajemen karyawan. Integrasi dalam aplikasi absensi online meliputi:
- Integrasi ERP
- Integrasi HCM
- Integrasi perangkat lunak akuntansi
- Integrasi perangkat lunak akuntansi penggajian
- API Data
- Business Intelligence dan Pelaporan
Business intelligence terintegrasi ke dalam solusi absensi online menyediakan platform untuk menilai kinerja bisnis dari waktu ke waktu. Fitur ini dapat mengumpulkan data kehadiran karyawan, menganalisis hasil, dan menghasilkan laporan. Laporan menyajikan data pada media visual yang informatif dan dapat digunakan di seluruh perusahaan. Analisis yang diberikan oleh fungsi Business Intelligence membantu membuat keputusan di masa mendatang dan mengubah kebijakan kehadiran, yang mencakup:
- Manajemen kinerja
- Informasi keuangan
- Laporan kegiatan
- Pesan kehadiran
- Ringkasan rekreasi
- Laporan keluaran
Manfaat Menggunakan Aplikasi absensi online
Sistem absensi online otomatis menawarkan keuntungan yang signifikan dan peningkatan fleksibilitas bagi pemilik bisnis dan tenaga kerja mereka. Berikut adalah beberapa manfaat utama yang bisa diperoleh:
- Hemat Waktu dan Uang
Metode pencatatan absensi karyawan berbasis kertas sangat boros waktu, karena proses menghitung penggajian secara manual dapat menghabiskan waktu berjam-jam bagi mereka yang dibebani tugas yang rumit ini. Selain itu, waktu tunggu untuk pembayaran dengan cek dapat membuat karyawan frustasi. Ada juga kemungkinan penundaan penggajian yang lebih besar ketika pemberi kerja harus menyesuaikan diri dengan perubahan bisnis.
Perangkat lunak absensi online yang terintegrasi dapat secara tajam mengurangi biaya yang terkait dengan pengumpulan, pengelolaan, dan entri data yang terlibat dalam sistem manual. Informasi karyawan baru dapat secara otomatis ditransfer dari platform HR pusat untuk membantu memastikan bahwa setiap karyawan diperhitungkan dan dibayar dengan benar.
- Meningkatkan Produktivitas dan Kepuasan Kerja
Sistem absensi online yang efisien dan akurat memungkinkan karyawan untuk lebih fokus pada tanggung jawab pekerjaan mereka. Daripada terjebak dalam mengisi formulir dan memeriksa ulang untuk memastikan akurasi, karyawan tahu gaji berikutnya akan diterima tepat waktu dan jumlahnya akan didasarkan pada jam kerja. Hal Ini menghilangkan sejumlah besar potensi stres dan gangguan dari tempat kerja, yang dapat membantu meningkatkan kepuasan dan moral karyawan.
Selain itu, mengganti metode berbasis kertas dengan sistem absensi online modern memberi karyawan lebih banyak waktu untuk fokus pada pekerjaan mereka. Sementara juga memberi supervisor data tenaga kerja yang berharga untuk membantu mereka mengidentifikasi dan memperbaiki masalah produktivitas sebelum menjadi tidak terkendali.
- Mengurangi Kesalahan Karyawan
Karyawan yang menggunakan sistem pelacakan waktu berbasis kertas memiliki kecenderungan untuk tidak menyelesaikan pencatatan absensi mereka. Kemudian, dalam upaya mereka untuk mengingat informasi yang tepat, mereka akhirnya menebak waktu mereka mulai bekerja, lama istirahat makan siang mereka, dan jam berapa mereka selesai untuk hari itu. Kesalahan seperti itu dapat menyebabkan perusahaan membayar lebih atau kurang membayar karyawan.
Pelacakan dan pelaporan waktu otomatis menggunakan aplikasi absensi online dapat mengurangi risiko kesalahan pelacakan manual dengan menginput jam kerja karyawan secara langsung ke dalam sistem penggajian. Opsi pengumpulan waktu seperti kartun teknologi biometrik, papan tombol, entri web, dan aplikasi ponsel cerdas juga dapat mengurangi tingkat waktu yang hilang dan meningkatkan produktivitas karyawan.
- Meningkatkan Keamanan untuk Data Perusahaan Sensitif
Teknologi absensi online yang terintegrasi dapat membantu mengontrol akses karyawan ke informasi perusahaan yang sensitif dan memantau entri karyawan. Peralatan identifikasi tercanggih, mulai dari alat absensi berkemampuan biometrik dan alat scan kartu dapat dengan mudah melacak karyawan yang masuk dan keluar kantor. Data perusahaan yang sensitif ditransmisikan dengan aman hanya ke manajer yang membutuhkan akses.
Manfaat keamanan dari sistem yang memanfaatkan teknologi yang disempurnakan dan peralatan biometrik dapat sangat berharga untuk operasi bisnis sehari-hari. Sistem otomatis tidak hanya dapat membantu mengurangi risiko keamanan yang disusupi oleh pihak yang tidak berwenang, solusi waktu dan kehadiran dengan teknologi biometrik juga dapat membantu mencegah praktik kecurangan di antara karyawan.
Rekomendasi Aplikasi Absensi Mobile
Secara umum, hampir setiap perusahaan atau organisasi pasti setuju bahwa proses pengelolaan data absensi karyawan merupakan hal yang penting. Hal ini terjadi karena informasi yang diolah dari data absensi karyawan pada periode tertentu dapat dijadikan acuan bagi penggajian serta pengukuran kinerja individu. Karena itu, perusahaan perlu menerapkan strategi yang tepat dalam mengelola absensi karyawan.
Salah satu strategi yang sering dijalankan oleh perusahaan atau organisasi dalam mengelola absensi karyawan adalah dengan memanfaatkan aplikasi pendukung, yaitu aplikasi absensi online. Aplikasi absensi karyawan semacam ini dijadikan pilihan utama karena menyediakan banyak fitur yang lengkap sehingga sangat memberikan efisiensi serta kemudahan.
Pada kesempatan kali ini, kami merekomendasikan salah satu aplikasi absensi online terbaik di Indonesia, yaitu Mekari Talenta. Aplikasi Mekari Talenta menghadirkan banyak sekali fitur yang lengkap mulai dari perencanaan jadwal kerja, real-time report absen, laporan absensi, integrasi dengan penggajian, dan masih banyak lagi. Selain itu, aplikasi Mekari Talenta juga memberikan beberapa keunggulan utama seperti biaya alternatif mesin sidik jari yang minimum, menghindari human error, serta kontrol absensi karyawan dari jarak jauh.
Demikianlah tadi telah kami rangkum penjelasan lengkap mengenai beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika memilih aplikasi absensi online, manfaat penggunaannya, serta rekomendasi salah satu aplikasi absensi online terbaik di Indonesia. Berdasarkan penjelasan di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa aplikasi absensi online yang baik adalah aplikasi yang menyediakan ragam fitur lengkap untuk mempermudah proses pencatatan serta pengelolaan data absensi karyawan. Oleh sebab itu, sangatlah penting bagi perusahaan untuk memilih jenis aplikasi absensi yang sudah terpercaya seperti Mekari Talenta agar ragam fitur lengkapnya dapat dimanfaatkan secara maksimal.
