Ketentuan lomba tersebut; 1. Peserta adalah pelajar dan mahasiswa warga negara Indonesia. 2. Peserta dapat perorangan atau tim maksimal 5 orang. 3. Lokasi pengambilan film berada di wilayah Jawa Timur. 4. Karya film menceritakan tentang kehidupan sosial, ekonomi, budaya, lingkungan atau berbagai peristiwa yang terjadi di sekitar perkotaan atau pedesaan.
5. Karya film lebih disukai yang memuat kearifan lokal/potensi daerah/ragam budaya daerah Jawa Timur. 6. Film yang dilombakan adalah film dokumenter hasil karya orisinil (produksi tahun 2013-2016) yang belum pernah dipulikasikan sebelumnya dan belum pernah diikutsertakan dalam lomba sejenis.
7. Satu tim boleh mengirim lebih dari satu Judul Film. 8. Film tidak berupa profil lembaga / institusi / perusahaan, iklan layanan masyarakat, trailer film ataupun video klip. 9. Durasi film 10 – 15 menit, termasuk opening dan credit title.
10. Bahasa Narasi yang digunakan dalam film adalah Bahasa Indonesia dan atau Bahasa Daerah yang ada di Jawa Timur. 11. Isi film tidak boleh mengandung unsur pornografi dan SARA, mengarah ke konflik social, serta kegiatan melawan hukum yang berlaku di wilayah hukum Republik Indonesia.
12. Tidak ada ketentuan dalam teknik pembuatan film, boleh dicampur dengan animasi (tidak boleh lebih dari 5 menit), music, lip sync, efeks pesial, efek visual, dan lain-lain. Tidak diperkenankan menggunakan animasi penuh (film animasi).
13. Musik, lagu dan materi pendukung lain (foto, grafis, lirik, dll.) yang digunakan dalam film boleh menggunakan karya orang lain tanpa melanggar hak cipta (dengan seijin pemilik atau jika mengunduh dari internet harus disertakan file free download-nya). Pelanggaran dan gugatan atas hak cipta terhadap karya film yang diikutkan dalam kompetisi diluar tanggung jawab panitia.
14. Format materi karya film adalah DVD dengan format MPEG2, MP4, AVI atau MOV, dengan perbandingan (aspect ratio) standartelevisi 4:3, resolusi 720 x 576 pixel, dan audio 4400 Hz.
15. Panitia memiliki hak tayang penuh atas karya film yang masuk untuk keperluan publikasi, penelitian dan pelayanan kepada masyarakat. 16. Hak cipta tetap dimiliki oleh peserta.
17. Panitia tidak bertanggungjawab apabila terdapat gugatan dari pihak lain yang berkaitan dengan film yang dilombakan apabila film tersebut menjiplak atau meniru hasil karya orang lain tanpa sepengetahuan atau seizin pihak yang bersangkutan.
18. Jika di kemudian hari ditemukan bukti bahwa karya pemenang diragukan keasliannya, maka Panitia berhak membatakan dan menarik kembali hadiah/penghargaan yang sudah diberikan.
19. Dewan Juri berhak mendiskualifikasi peserta apabila terdapat pelanggaran dari syarat dan ketentuan yang berlaku. 20. Keputusan Dewan Juri adalah mutlak, tidak dapat diganggu gugat dan tidak ada korespondensi apapun yang terkait dengan keputusan yang telah dikeluarkan. 21. Peserta tidak dikenakan biaya pendaftaran.
22. Pertanyaan dan informasi lebih lanjut dapat menghubungi Sekretariat Lomba Film Dokumenter Bidang Penyelamatan Arsip Statis Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, Jalan Jagir Wonokromo No.350 Surabaya, Email panitia, arsipjatim350@gmail.com, Website: bapersip.jatimprov.go.I’d, Contact person: Susilo (081331112359), Isnat (08155279067)
23. Penyerahan Hasil Karya Lomba harus diserahkan terdiri dari: a. 3 (tiga) keping DVD untuk setiap judul film. b. Poster film ukuran A3 atau softcopy yang dimasukkan ke dalam DVD karya film. c. Sinopsis untuk setiap karya film diketik dengan huruf Times New Roman 12 pt, spasi 1,5 pada kertas A4 maksimal 2 (dua) halaman.
Selain itu, d. Script cerita diketik dengan huruf Times New Roman 12 pt, spasi 1,5 pada kertas A4 maksimal 2 (dua) halaman. e. Data nama-nama peserta lengkap, nomor yang bias dihubungi, email, fotokopy KTP, kartu pelajar/mahasiswa dari setiap anggota tim.
Juga, f. Seluruh berkas tersebut di atas dimasukkan dalam amplop tertutup warna coklat dan dikirim melalui pos atau diserahkan langsung ke Sekretariat Lomba Film Dokumenter paling lambat Kamis, 21 Juli 2016, pukul 15.00 WIB, di Sekretariat Lomba Film.
Juara I Film Terbaik dalam lomba ini Rp 10.000.000, Juara II Rp. 7.500.000,-, Juara III Rp. 5.000.000,-, dan 3 Juara Film Favorit masing-masing Rp 2.500.000,-. (Ganefo)
