OSURABAYA, beritalima.com – Kamis kemarin, Tim Independen Reformasi Birokrasi Nasional (TI-RBN) yang diketuai oleh Wakil Menteri PAN, RB Prof. Eko Prasojo, mengunjungi inovasi spektakuler wisata jejak arsip di Kantor Baperpusip Provinsi Jawa Timur, Jalan Jagir Wonokromo 350 Surabaya.
TI-RBN menyebut sangat tertarik akan inovasi yang dinilai sangat monumental dan baru pertama kali ada di Indonesia ini, sehingga mereka menyempatkan diri sebagai tujuan pertama untuk observasi lapangan. Wisata jejak arsip ini masuk kategori 12 terbaik inovasi pelayanan publik Provinsi Jatim 2016.
Rombongan TI-RBN diterima langsung oleh Kepala Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Jatim Sudjono. Mereka ingin melihat dari dekat inovasi membentuk karakter anak bangsa melalui media jejak kearsipan.
Imej bahwa arsip identik dengan dokumen dan uang kuno berdebu yang bisa mengakibatkan bersin-bersin terbantahkan di tempat ini. Di tangan Sudjono, arsip bisa menjadi wisata.
Kepala Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur tersebut mampu menonjolkan sisi mengasyikkan dari arsip. Arsip-arsip, termasuk foto-foto bersejarah, ditata dengan apik di lobi dan kamar penyimpanan arsip.
Lebih dari itu, disediakan pula bus yang didesain mirip trem untuk wisata sejarah. Sehingga, anak-anak sekolah pun gembira ketika diajak menelusuri pengelolaan arsip.
Secara kebetulan, Badan Perpustakaan ini juga kedatangan rombongan siswa SD Margorejo VI-524 Surabaya. Mereka, sambil berceloteh melihat-lihat foto bersejarah. Foto Bung Karno yang duduk bersama rakyat di Deket, Lamongan, tahun 1956, paling banyak mengundang perhatian mereka.
Selain itu, tidak sedikit pula yang menatap lama koleksi uang kuno. “Saya paling suka lihat koleksi uang kuno,” ucap Diah, siswa kelas 6.
Terus, mereka pun diajak tour. Dimulai dengan melihat film-film hitam putih arsip perjuangan. Saat itu yang dipertontonkan adalah KTT Asia-Afrika di Bandung.
Dari situ anak-anak tersebut terus diajak melihat-lihat aneka jenis arsip, akni arsip tekstual (dokumen, peta), arsip arsitektural, serta nontekstual (film, foto, dan suara).
Pemeliharaan yang serius membuat keawetan arsip-arsip tersebut terjaga. Wisata jejak arsip ini terprogram pasa hari Selasa dan Kamis.
Saat itu, ada pula beberapa mahasiswa magang dari jurusan sejarah Universitas Sebelas Maret yang merestorasi arsip peta bidang tanah dari zaman awal abad ke-20. Mereka mengenakan jas lab seperti dokter.
Mereka pun mengaku kagum melihat arsip peta di tempat ini. Karena ketelatenan, gambar peta yang sudah memudar bisa ’muncul’ lagi dengan diolesi cairan kental. Begitu diratakan dengan penggaris, eh… galur-galur petanya keluar.
“Peta semacam ini pernah menjadi data yang bisa menyelesaikan sengketa tanah,” tutur Sudjono dengan bangga.
Dia mengatakan, arsip-arsip semacam itu di antaranya didapat dari kantor lain di pemerintah provinsi dan telantar.
Mengelola arsip memang jadi tantangan. Sebab, dokumen apa pun yang keluar masuk di pemerintahan menjadi arsip.
Namun, sejak 2014 diputuskan bahwa yang tak penting harus dimusnahkan demi efisiensi. Pemusnahannya harus melalui kajian tim yang ditunjuk.
Di antara kunjungan ke kantor arsip, yang paling menyenangkan bagi anak-anak tentulah berkeliling Surabaya dengan bus wisata arsip. Bagian depan dan belakang bus itu tidak nampak kalo itu bus, karena dibentuk seperti gerbong trem kuno.
Membentuk body bus seperti trem memang bagian dari upaya membangkitkan kenangan bahwa pada masa lalu ada trem yang berlalu-lalang di Surabaya.
Rute kunjungan tersebut dimulai dari Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan di Jalan Jagir Wonokromo. Ditemani pemandu, bus melewati Tugu Pahlawan, Museum House of Sampoerna, Bank Indonesia, Hotel Majapahit (bekas Hotel Oranje), dan Jembatan Merah, serta rute-rute bersejarah lain. Mereka dipandu petugas yang menceritakan momen jejak sejarah masa lampau.
Wisata bus arsip itu pun gratis. Jadwalnya Selasa dan Kamis. Untuk mendaftar tour cukup menelepon kantor arsip yang bisa dilihat di website.
Selain menyimpan arsip milik pemerintah, Badan Kearsipan sebenarnya juga membuka diri bila warga ingin menyimpan dokumen pribadi. Penitipan arsip pribadi itu ditarif tidak mahal. Tujuannya supaya masyarakat makin sadar arsip.
“Kadang dokumen penting ‘ketlisut’. Karena itu, dengan petugas dan sistem yang profesional, kami bisa membantu menyimpannya,” kata pejabat senior di Pemrov Jatim ini.
Instansi itu juga membantu para peneliti. Mereka boleh melihat arsip sesuai dengan prosedur. Untuk memudahkan, arsip-arsip sudah dilabeli warna. Warna biru untuk arsip lembaga pemerintah, putih (Hindia Belanda), hijau (lembaga swasta), dan merah (kelompok media baru). Bahkan, untuk penggandaan arsip dengan fotokopi diperbolehkan.
Para peneliti yang datang termasuk para ilmuwan Belanda. Maklum, mereka terkait dengan sejarah nenek moyang mereka di sini.
Dengan segala ketelatenan menata arsip, Badan Kearsipan Jatim menjadi percontohan nasional. Badan ini meraih pemenang pertama Lembaga Kearsipan Daerah Terbaik Nasional 2015 dalam kompetisi yang diselenggarakan Arsip Nasional Indonesia. Sehingga, tidak heran bila banyak yang berstudi banding disini, termasuk dari Papua.
Prestasi itu menyemangati para pegawai. Padahal, pada masa lalu, kearsipan diakui sebagai tempat ‘buangan’ pegawai yang tak berprestasi. Lalu, “Kini banyak yang ingin pindah ke sini, tapi saya pilih-pilih,” seloroh Sudjono, yang ngaku juga pernah diundang ke Papua untuk memaparkan manajemen kearsipan.
Kini, Sudjono berharap ada penguatan armada wisata arsip, setidaknya jadi dua bus, serta penambahan anggaran untuk melayani permintaan yang: semakin meningkat. (Ganefo)
Teks Foto: Rombongan siswa SD ketika berwisata jejak arsip di Baperpusip Provinsi Jatim dan keliling Kota Surabaya dengan bus yang dimodel seperti trem di belakangnya.
(Ganifo)
