SERDANG BEDAGAI-beritalima.com, Kita harus sepakat bahwa tanpa arsip kita akan susah dan tanpa arsip kita tidak akan memiliki daya saing karena tidak memiliki bukti otentik tentang diri kita melalui arsip tersebut. Oleh karenanya, saya sangat menyambut baik dengan pelaksanaan kegiatan ini, karena jika kita terlewat mengikutinya, maka kita akan tertinggal segala hal terkait kebijakan arsip serta tata kelola dan kebersamaan gerak untuk membangun persepsi pentingnya arsip dan retensinya.
Demikian disampaikan Bupati Serdang Bedagai (Sergai) Ir. H. Soekirman dalam sambutannya saat membuka acara Sosialisasi Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang digelar oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sergai bertempat di Aula Sultan Serdang, Komplek Kantor Bupati di Sei Rampah, Selasa (21/8) kemarin.
Turut hadir dalam dalam kegiatan tersebut Asisten Administrasi Umum H. Karno, SH, MAP, Kadis Perpustakaan dan Kearsipan Provsu Ferlin H. Nainggolan, SH, Kadis Perpustakaan dan Kearsipan Sergai Dra. Hj. Salmiah, MM, Narasumber Helbi Selvi Simanjuntak (Kasi Sistem Administrasi dan Pembinaan Kearsipan), Kepala OPD serta para peserta dari Kasubbag Umum/Tata Usaha OPD.
Lebih lanjut disampaikan Bupati bahwa pada setiap dirinya menghadiri forum masyarakat berkaitan dengan penanggulangan bencana alam, selalu diingatkan jika masyarakat mengalami bencana alam, yang paling utama harus dilakukan adalah selamatkan arsip seperti surat berharga, akte, kartu keluarga, surat tanah dan kendaraan serta lainnya.
Hal ini telah dibuktikan oleh masyarakat disebuah desa di Kecamatan Perbaungan yang mengalami musibah kebakaran, ia menyelamatkan arsip lebih dahulu ketimbang lainnya. Banyak manfaat yang didapat antara lain bahwa arsip sangat membantu ketika arsip tersebut selamat sehingga ia tidak menjadi repot mengurusnya lagi dan menjadi mudah dalam melengkapi berkas-berkas untuk mendapatkan bantuan dari pemerintah daerah, kata Bupati.
Terkait soal arsip, kebutuhan pokok memang penting, namun menyelamatkan arsip jauh lebih penting karena menyangkut segala hal yang vital bagi masyarakat. Hal tersebut selain untuk melindungi dari bencana alam, juga melindungi dari pencurian akibat penyalahgunaan narkoba yang makin marak saat ini.
Oleh karenanya kepada masyarakat agar mengetahui, arsip bukan hanya arsip kantor saja, namun arsip semua orang termasuk yang paling kecil adalah Kartu Tanda Penduduk (KTP). Arsip sangat penting karena dapat digunakan untuk mengambil keuntungan, namun juga ada oknum yang mempergunakannya untuk kasus penipuan. Untuk itu mari kita bijak dalam menyikapi segala hal tentang arsip, agar jangan merugikan orang lain dan diri sendiri.
“Mengingat pola masyarakat yang masih menganggap enteng arsip, kegiatan hari ini hendaknya menjadi tambahan pengetahuan bagi kita semua seperti menyimpan surat-surat penting hendaknya jangan diletakkan dilaci bawah, maksudnya agar terhindar jika terjadi bencana banjir,” ujarnya.
Mengakhiri sambutannya Bupati berharap dengan kegiatan ini nantinya dapat mewujudkan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai prinsip, kaidah, dan standar kearsipan, khususnya dalam penyusunan arsip guna terciptanya penyelenggaraan pemerintahan yang Unggul, Inovatif dan Berkelanjutan, pungkasnya.
Sebelumnya Kadis Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sergai Dra. Hj. Salmiah, MM melaporkan kegiatan ini bertujuan untuk menciptakan tertib arsip dalam rangka transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan serta penyelamatan arsip sebagai memori kolektif bangsa di lingkungan Pemerintah Kabupaten Sergai.
Kemudian kegiatan ini dilaksanakan dalam rangka penyusunan daftar arsip atau yang disebut JRA guna pemusnahan arsip dinamis yang telah berusia 10 tahun atau lebih dimasing-masing instansi di Kabupaten Sergai melalui Peraturan Bupati (Perbup) yang saat ini tengah dalam proses penerbitan. Untuk peserta kegiatan berjumlah 54 orang yang berasal dari Kasubbag Umum dan Tata Usaha seluruh OPD dan Kecamatan se-Sergai, katanya.
Sementara itu Kadis Perpustakaan dan Kearsipan Provsu Ferlin H. Nainggolan, SH dalam sambutannya mengapresiasi pertemuan hari ini karena meski arsip adalah hal yang sangat asing bagi banyak orang, namun arsip adalah pemersatu dan jati diri bangsa. Namun kita banyak mengabaikannya.
Kalau kita tidak menjaga arsip, mungkin generasi kita kedepannya tidak akan mengetahui sejarah, karena arsip merupakan perjalanan sejarah. Sergai menjadi salah satu kabupaten/kota di Sumut yang sangat baik menjaga kearsipan daerahnya. Mari menjadi cerdas dan memiliki daya saing dengan pola gemar membaca, yang tentunya sangat berkorelasi dengan kebiasaan menjaga dan mengelola arsip dengan baik dan benar, tukasnya.
Kegiatan diisi dengan pemaparan Penyelenggaraan Kearsipan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provsu serta sesi tanya jawab.(Agus)
