Database karyawan adalah salah satu aset penting perusahaan. Di mana tersimpan semua data penting karyawan, seperti informasi pribadi setiap karyawan. Selain itu juga berisi informasi yang berhubungan dengan perusahaan. Misalnya tanggal perekrutan karyawan, besaran gaji, tunjangan, serta catatan kehadiran.
Basis data tersebut biasanya digunakan untuk mengenal masing-masing karyawan, baik dari segi performa pekerjaan, kemampuan dalam bekerja, serta keterampilan yang dikuasai. Database karyawan pun sangat berguna untuk membuat keputusan dalam mendorong perusahaan.
Pentingnya Aplikasi Data Karyawan
Setelah mengetahui kegunaannya, Anda juga perlu tahu pentingnya database karyawan. Pada era yang semakin kompetitif ini sumber daya manusia (SDM) memiliki peran yang semakin penting.
Perusahaan tentu saja membutuhkan SDM yang memiliki kompetensi dan keterampilan yang tinggi untuk berkontribusi di perusahaan. Tanpa karyawan dengan kompetensi dan keterampilan tinggi, perusahaan akan sulit berkembang, mengalami kemajuan, serta mempertahankan eksistensinya.
Di sisi lain, terbentuknya karyawan dengan kompetensi dan keterampilan bernilai tinggi salah satunya adalah berkat andil perusahaan dalam mengelolanya. Perusahaan memang harus dapat mengelola karyawan dengan baik.
Perusahaan yang dapat mengelola karyawan dengan baik, dapat memacu karyawan untuk lebih termotivasi dalam bekerja. Pada akhirnya karyawan akan lebih produktif dan meningkatkan keuntungan perusahaan.
Salah satu cara yang baik dalam pengelolaan karyawan adalah dengan mengelola aplikasi data karyawan. Database karyawan yang lengkap dan akurat dapat meningkatkan kualitas informasi untuk manajemen.
Manfaat dan Kelebihan Aplikasi Data Karyawan Digital
Sebelum era digital berkembang pesat seperti saat ini, kebanyakan perusahaan menggunakan excel untuk mencatat informasi karyawan mereka. Cara manual seperti ini tentu saja merepotkan bagian HRD atau pemilik perusahaan. Di sisi lain, belum banyak aplikasi data karyawan yang berkembang dengan baik seperti sekarang.
Aplikasi data karyawan harus tersimpan dengan rapi dan harus diperbarui secara berkala, sehingga dapat menampilkan data secara akurat. Semakin rapi penyimpanan dan keakuratannya, semakin mudah perusahaan tersebut untuk berkembang pesat.
Untuk memudahkan pengelolaannya, gantilah database karyawan excel dengan aplikasi data karyawan berbasis digital.
Penggunaan sistem informasi dalam pengelolaan perusahaan kini semakin terasa urgensinya. Persaingan bisnis yang ketat, menuntut perusahaan meningkatkan efektivitas penggunaan setiap sumber daya yang dimiliki. Pada bagian SDM, perusahaan kini memilih menerapkan penggunaan software HR dengan fitur database karyawan karena dianggap lebih praktis dan efisien.
Pemanfaatan database karyawan sendiri bukan hal yang baru. Sebelum kehadiran aplikasi data karyawan, pengelolaan dilakukan secara lebih ‘tradisional’. Bisa dikatakan demikian karena biasanya database yang ada hanya digunakan untuk satu divisi saja, dan perlu dilakukan sinkronisasi secara berkala agar data yang ada bisa seragam dan tetap up-to-date.
Database yang dibuat secara tradisional, baik yang berupa berkas fisik atau dengan menggunakan program tersendiri, tentu dapat membantu pengelolaan data setiap karyawan di perusahaan. Pada dasarnya setiap perusahaan memerlukan database dari karyawan yang dimilikinya demi kelancaran proses bisnis, terutama terkait penggajian, pajak dan iuran jaminan sosial seperti iuran BPJS Ketenagakerjaan. Penggunaan aplikasi data karyawan mutlak diperlukan karena membuat proses pendataan dan proses administrasi lainnya menjadi lebih efisien dan modern.
Namun kini, database yang ada telah terintegrasi lebih baik dan bisa dimanfaatkan secara lebih maksimal. Aplikasi data karyawan yang ada telah menawarkan berbagai fitur untuk memudahkan kerja HRD terkait pengelolaan SDM di perusahaan. Fitur tersebut kemudian secara langsung terhubung ke database yang tersimpan secara online dan bisa diakses kapanpun, sehingga informasinya lebih akurat dan mudah diolah.
Penggunaan database karyawan yang lebih mutakhir, memiliki beberapa manfaat krusial untuk perusahaan, terkait dengan pengelolaan sumber daya manusia yang dimiliki.
- Pengurangan Redundancy Data
Setiap divisi perusahaan memerlukan keberadaan data yang akurat dan valid guna menjalankan fungsinya. Mulai dari divisi pemasaran, pengembangan dan inovasi, begitu juga divisi HR. Penggunaan database karyawan dengan aplikasi data karyawan dapat mengurangi, dalam jumlah besar, redundansi data yang ada di penyimpanan perusahaan.
Redundansi sendiri bisa berakibat pemborosan ruang penyimpanan data yang ada. Bayangkan jika database yang ada hanya satu, menyediakan informasi lengkap dan bisa digunakan semua divisi, selain akan lebih efektif, penyimpanan yang digunakan juga akan jauh lebih hemat. Data yang redundan juga cenderung turun akurasinya, sehingga tidak memiliki kualitas yang baik.
- Integritas & Konsistensi Data
Dengan keberadaan database karyawan tunggal pada perusahaan, juga dapat meningkatkan integritas dan mengurangi inkonsistensi data. Setiap divisi memiliki keperluan berbeda terkait data karyawan sehingga tentu akan diperlakukan dan diolah secara berbeda pula. Database karyawan yang berkualitas, akan tetap valid dan akurat meski diberi berbagai perlakuan berbeda. Database ini kemudian bisa jadi dasar yang kuat dalam pengolahan berbagai hal yang terjadi di perusahaan. Pondasi data yang kuat bisa jadi awal yang baik untuk mengembangkan perusahaan dengan cepat.
- Penggunaan & Akses Teratur
Data yang ada pada penyimpanan kemudian dapat digunakan oleh banyak pihak secara bersama-sama. Setiap perubahan yang dibuat, maka akan terlihat oleh pengguna data yang lain. Aplikasi data karyawan memungkinkan perusahaan dapat menyimpan data karyawan dengan rapi dan teratur, serta dapat diakses kapanpun karena berbasis online.
Selain itu, perusahaan juga dapat menentukan tingkat akses pada setiap staf yang ditunjuk. Data penting dan sensifi bisa diberikan proteksi tersendiri sehingga hanya beberapa orang yang berhak saja memiliki akses dan dapat mengubah data yang ada. Ini juga meningkatkan keamanan data dan menghindarkan dari kebocoran data akibat penyalahgunaan oleh oknum karyawan.
- Keseragaman Data
Data yang seragam yang tercantum dalam database karyawan akan memudahkan konfirmasi data ketika digunakan. Jika perusahaan bekerja dengan satu fondasi data yang sama, maka tidak lagi diperlukan konfirmasi terkait validitas data tersebut. Data yang dilihat manajer HRD akan sama dengan data yang dilihat oleh bagian keuangan untuk menggaji karyawan.
Data yang seragam juga memudahkan eksekutif perusahaan untuk mengambil keputusan cepat ketika terjadi kondisi darurat. Karena data yang ada merupakan data valid, maka dasar pengambilan keputusan akan sangat kuat, dan bisa dipertanggung jawabkan. Keberadaan database karyawan yang seragam ibarat penggunaan tepung berkualitas dalam pembuatan kue. Dengan tepung yang berkualitas, kue apapun yang dibuat tentu akan berhasil baik, tentu dengan catatan diolah dengan baik pula.
- Tingkat kehadiran karyawan
Salah satu metrik terpenting yang tidak boleh Anda lupakan dan menjadi salah satu prioritas dalam melacak data karyawan adalah kehadiran karyawan. Untuk melacak metrik ini secara efektif, Anda perlu memperhatikan seberapa sering karyawan datang ke tempat kerja dan berapa banyak waktu yang mereka habiskan di sana dari pertama kali datang hingga pulang. Perusahaan perlu melacak metrik ini untuk mengetahui motivasi karyawan juga saat bekerja, dimana seorang karyawan kemungkinan besar akan selalu datang dan pulang tepat waktu jika memiliki motivasi kerja yang tinggi, sehingga mereka akan berusaha untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai pada waktunya.
Jika karyawan tidak datang untuk bekerja dengan semestinya dan jika mereka sering pulang lebih awal, itu menunjukkan bahwa mereka tidak senang dengan tempat kerja atau lingkungan kerja yang Anda miliki. Jika hal ini terjadi, mungkin sudah waktunya untuk Anda membuat beberapa perubahan di tim atau perusahaan Anda secara keseluruhan. Anda perlu duduk bersama karyawan yang sering absen untuk mengetahui mengapa kehadiran mereka rendah dan apa yang dapat Anda lakukan untuk memperbaikinya, sehingga tidak hanya perusahaan yang akan menemukan solusi untuk itu, keinginan karyawan tersebut juga bisa dipenuhi dengan baik sehingga motivasi mereka akan meningkat.
- Efektivitas jadwal dan rencana kerja
Terkadang, seorang karyawan cenderung lebih sering pulang kerja lebih awal atau bahkan tidak muncul di tempat kerja sama sekali, karena mereka tidak senang dengan jadwal dan rencana kerja yang telah Anda tetapkan untuk mereka. Inilah sebabnya mengapa Anda perlu secara teratur bereksperimen dengan berbagai jenis jadwal dan rencana kerja, untuk melihat rencana penjadwalan mana yang membuat karyawan bertahan lebih lama di tempat kerja.
Misalnya, Anda memberikan kesempatan untuk mereka menetapkan deadline mereka sendiri, sehingga mereka yang akan mengukur kesanggupan mereka dalam menyelesaikan pekerjaannya. Hal ini akan memberikan dampak baik dimana karyawan akan merasa diberikan kepercayaan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka sepenuhnya.
Selain itu, rencana kerja juga penting untuk didiskusikan bersama dengan tim Anda, agar mereka dapat merasa terikat dengan pekerjaan yang akan dilakukan. Berikanlah kesempatan kepada setiap anggota tim untuk saling mengeluarkan pendapat, agar tidak ada yang merasa tidak nyaman dengan keputusan yang akan diambil. Dengan mengecek efektivitas jadwal dan rencana kerja dan mencari strategi terbaik untuk tim Anda setelahnya, Anda dapat meningkatkan produktivitas tim serta perusahaan.
- Tingkat retensi karyawan
Mempertimbangkan tingkat retensi karyawan juga salah satu hal yang sangat penting untuk dilakukan. Jika terlalu tinggi, ini menunjukkan bahwa Anda perlu melakukan beberapa perubahan di tim ataupun perusahaan Anda secara keseluruhan. Sekali lagi, seperti halnya jam lembur, perlu mempertimbangkan konteks untuk melihat apakah ada peristiwa tertentu yang memicu karyawan untuk berhenti, atau memang hal tersebut terjadi hanya karena karyawan merasa tidak nyaman bekerja di perusahaan Anda.
Sebagian besar perusahaan cenderung membuat jadwal kerja yang sangat ketat untuk dapat meningkatkan produktivitas dengan lebih cepat, namun tanpa mereka sadari hal tersebut menghancurkan tingkat kebahagiaan karyawan untuk terus bekerja di perusahaan. Ini mengarah pada tingkat retensi yang rendah dan justru akan menjadi boomerang untuk perusahaan Anda jika tidak bisa memberikan work life balance yang pantas untuk karyawan Anda. Jadi, Anda perlu berhati-hati untuk menghindari situasi ini dan mengukurnya dengan data yang relevan, agar Anda mampu mengatasinya dengan baik.
Menilik nilai manfaat dari penggunaan aplikasi data karyawan yang tinggi untuk perusahaan, tidak heran setiap perusahaan kini menggunakan pengelolaan sistem informasi yang berkualitas. Tidak hanya menghemat biaya untuk melakukan pengolahan karena mengurangi keperluan ahli dalam mengelola SDM, database karyawan berbasis online juga bisa menyelesaikan berbagai pekerjaan lebih cepat.
Aplikasi data karyawan yang kini banyak diminati adalah Talenta by Mekari. Aplikasi data karyawan yang satu ini menawarkan pengelolaan database karyawan yang terintegrasi dengan banyak hal lain. Mulai dari pengurusan cuti, absensi, pembayaran gaji karyawan, perhitungan gaji dengan potongan dan tunjangan, hingga penghitungan pajak penghasilan dan iuran BPJS Ketenagakerjaan. Dengan lengkapnya fitur yang dimiliki Talenta by Mekari, tidak heran aplikasi data karyawan ini jadi pilihan banyak perusahaan besar di Indonesia. Segera ajukan demo Talenta by Mekari sekarang dan dapatkan kemudahan dalam mengelola database karyawan perusahaan Anda.
