BANYUWANGI, beritalima.com – Keberhasilan suatu acara, ditentukan oleh perencanaan dan persiapan yang baik. Maka, peran protokol sangat penting dan utama sebagai ujung tombak serta menentukan keberhasilan suatu acara kenegaraan.
Hal tersebut disampaikan Kepala Bagian Protokol Aries Agung Paewai S.STP MM saat membuka Rapat Koordinasi dan Sinkronisasi Keprotokolan bersama kabupaten/kota se Jatim, di Hotel Ketapang Indah, Jl. Subroto KM Kalipuro, Kab. Banyuwangi, Rabu (15/3) malam.
Ia mengatakan, keberhasilan protokol dapat dilihat dari kesuksesan acara yang berjalan secara tertib, lancar. Protokol juga harus memberi rasa nyaman, cepat dalam mengambil keputusan untuk mencapai kesempurnaan pada suatu acara kenegaraan.
“Protokol harus memiliki keberanian dalam mengambil keputusan serta berperan penting pada kesempurnaan suatu acara. Protokol juga harus menjaga wibawa pejabat negara dan pemerintahan,” ungkapnya.
Lebih lanjut Aries, menuturkan, bahwa protokol memiliki tugas untuk mempersiapkan segala hal melalui serangkaian kegiatan aturan kenegaraan pada acara resmi meliputi tata tempat, upacara dan penghormatan. Dengan rutinitas kegiatan dan acara pimpinan yang begitu padat dan komples, Aries Agung Paewai memberi apresiasi kepada seorang petugas protokol yang memiliki rutinitas luar biasa.
Protokol harus dapat memberikan pelayanan prima kepada seorang pemimpin, baik itu kepala daerah maupun pimpinan pada lembaga-lembaga lainnya. “Pelayanan tidak bisa terwujud apabila pemimpinnya tidak bisa menerima dan mengerti tentang keprotokolan. Inilah, dinamika dari seorang protokol,” tegasnya.
Dalam kesempatan tersebut, Aries Agung juga berharap agar protokol yang di BUMN/BUMD dapat bersinergi dengan protokol provinsi, kabupaten/kota. Terkadang, protokol kabupaten/kota masing sering miss komunikasi dengan protokol yang ada di BUMN/BUMD pada saat terjadinya acara, sehingga kegiatan berlangsung kurang optimal.
Saat menyampaikan paparannya, ia membahas strategi cara memberi pelayanan dan penyapaan terhadap tamu dengan sopan, cara berkomunikasi dengan baik kepada pimpinan dan pejabat negara, hingga tata cara penyambutan tamu VVIP atau tamu kenegaraan.
Selain itu, protokol juga harus dapat memberikan penjelasan kepada pembawa acara terhadap agenda yang dapat berubah sewaktu waktu. Selain protokol, seorang pemimpin juga harus memahami setiap jalannya acara. Jangan sampai semua acara tangung jawabnya dilimpahkan kepada seorang pembawa acara.
“Pemimpin (kepala daerah) harus memahami tugas sepenuhnya dari seorang pembawa acara. Begitu juga pembawa acara harus peka terhadap penyapaan kepada pejabat yang hadir,” tegasnya.
Rakor tersebut dilaksanakan selama tiga hari dari tanggal 15-17 Maret 2017. Rakor tersebut akan disampaikan materi tentang pelayanan kepada tamu serta materi tentang Master Of Ceremony (MC).
Dalam rakor tersebut juga akan dilaksanakan Out bond dengan tujuan untuk meningkatkan kebersamaan, ketertiban, keakraban dan kecepatan dalam bekerja sebagai team work sekaligus memberikan pelayanan kepada pimpinan. Sedangkan penyampaian materi selanjutnya yakni tata keprotokolan pada acara resmi dan kunjungan kenegaraan dalam rangka mengetahui tugas dan peran protokol untuk memberikan pelayanan kepada tamu dan cara berkomunikasi yang digunakan. (**).
