SURABAYA, beritalima.com – Arsip sangat penting, untuk menunjukkan/ membuktikan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan yang bersih. Karena dalam penyelenggaraan pemerintahan didalamnya ada kaitan dengan pengelolaan keuangan, penyelenggaraan belanja daerah, dan lain-lain. Semua arsip itu harus ditata dengan baik sesuai tata aturan kearsipan. Hal itu demi melindungi keselamatan dari para penyelenggara negara. Apabila arsip keuangan atau arsip-arsip lainnya hilang bisa menimbulkan masalah.
Hal itu dikatakan Sekretaris Daerah Provinsi Jatim Dr H Akhmad Sukardi, MM pada Pembukaan Diseminasi Pedoman Pengawasan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, di Kantor Perpustakaan dan Kearsipan Jl Jagir Wonokromo no 352 Surabaya, Rabu (1/3)
Menurutnya, pemerintah tidak akan mungkin berjalan dengan baik kalau arsipnya tidak tertib, maka dari itu, untuk membentuk tata kelola pemerintahan yang baik harus dimulai dari arsip.
Sekda menyadari selama ini arsip belum teratur rapi. Maka, kedepan akan dilakukan program pengawasan kearsipan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jatim. Tujuannya bukan untuk menghukum, tapi mendorong pencipta arsip melaksanakan pengelolaan arsip yang baik, di lingkungan kerja masing masing sesuai dengan presedural dan sistematik.
“Karena laporan keuangan berdampak pada arsip, maka arsip juga akan dilakukan pemeriksaan. sebab hal itu akan mempengaruhi penilaian pemerintah pusat terhadap penyelenggaraan pemerintah di daerah,” katanya.
Dalam mewujudkan budaya tertib arsip berjalan secara optimal, dibutuhkan pengawasan kearsipan untuk mengawal dan mengawasi penyelenggaraan kearsipan. Oleh sebab itu, Pemprov Jatim melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jatim akan menyelenggarakan program audit dan pengawasan kearsipan sebagai proses dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar penyelenggaraan kearsipan.
Penyelenggaraan pengawasan kearsipan melalui beberapa tahap kegiatan, meliputi, perencanaan program pengawasan kearsipan, audit kearsipan, penilaian hasil pengawasan kearsipan dan monitoring hasil pengawasan kearsipan.
Dengan adanya audit dan pengawasan kearsipan ini, Sekda mengharapkan tercipta budaya tertib arsip secara berkesinambungan, dan mendorong pencipta arsip dan lembaga kearsipan untuk selalu dan berusaha menyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan peraturan perundang undangan yang berlaku. Sehingga akan segera terwujud akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan yang bersih, serta menjaga memori kolektif bangsa.
Sementara itu Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur Drs Sudjono, MM mengatakan, kegiatan ini untuk memberikan pemahaman tentang pelaksanaan audit kearsipan eksternal, yang berkaitan dengan penilaian kesesuaian antara prinsip, kaidah, standard kearsipan sebaimana diatur dalam peraturan perundang-udangan kearsipan di lingkungan pemprov jatim.
Hal ini tentunya sebagai upaya mewujudkan penyelenggaraan kearsipan secara optimal di lingkungan Pemprov Jatim, dalam rangka transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan dan penyelamatan arsip sebagai memori kolektif bangsa di lingkungan pemprov Jatim dan lembaga kearsipan Kab/ Kota se Jatim
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jatim menerima Penghargaan di Bidang Pengawasan Kearsipan tahun 2016 sebagai Provinsi Urutan Pertama Terbaik di Indonesia dengan nilai 82. Penghargaan itu hasil audit kearsipan eksternal dari Menpan RB
Dalam kesempatan itu Sekda Prov Jatim menyerahkan secara simbolis Sertifkat Sertifikasi Bimbingan Teknis Arsiparis Terampil Organisasi Perangkat Daerah Provinsi Jatim dan Kab/ Kota se Jatim.
Acara tersebut dihadiri Kepala Pusat Arsip Nasional, Kepala OPD di lingkungan Provinsi Jatim, Kepala Dinas Perpustakan dan Kearsipan Kab/ Kota se- Jatim, dan undangan lainnya. (**).
