Pada artikel ini kita akan membahas penerapan Aplikasi HR pada sebuah perusahaan. Mengelola Sumber Daya Manusia yang kompeten bukanlah pekerjaan mudah dalam sebuah perusahaan. Umumnya setiap perusahaan memiliki sebuah Aplikasi HR (human resource management system) yang membantu HRD dalam mengelola sumber daya manusia yang ada.
Penerapan Aplikasi HR dalam perusahaan semakin penting jika perusahaan tersebut memiliki jumlah karyawan yang sangat besar. Penasaran seperti apa Aplikasi HR itu? Yuk, simak pembahasannya berikut ini.
Apa Itu Aplikasi HR?
Aplikasi HR atau human resource management system adalah sebuah software yang terdiri dari banyak sistem yang memastikan setiap proses dalam mengelola sumber daya manusia menjadi lebih mudah.
Software ini memiliki fungsi utama seperti menyimpan data karyawan, mengelola payroll, melakukan proses rekrutmen karyawan baru, dan melakukan pencatatan atau perekaman kehadiran atau jam kerja karyawan.
Penerapan Aplikasi HR dalam Perusahaan
Seperti disinggung sebelumnya pada kalimat pembuka bahwa dengan software ini akan mempermudah mengelola sumber daya manusia yang ada. Semakin besar maka semakin perlu perusahaan melakukan manajemen sumber daya dengan bantuan aplikasi.
Mengapa demikian? Sebab utamanya adalah data karyawan yang masif yang hampir mustahil pengelolaan dan pengorganisiran data secara manual berjalan secara optimal.
Pentingnya Human Resource dalam Sebuah Perusahaan
Tahukah kamu bahwa Sumber Daya Manusia yang kompeten adalah aset paling penting dalam sebuah perusahaan. Terlepas apakah perusahaan tersebut merupakan perusahaan penyedia jasa teknologi atau perusahaan penyedia barang.
Kunci dari suksesnya sebuah perusahaan bergantung pada orang-orang kompeten yang berkontribusi didalamnya. Bahkan ketika operasional perusahaan berjalan 100 persen otomatis dengan bantuan robot sekalipun, SDM tetap dibutuhkan. Manusia lah yang membuat keputusan penting dan untuk manusia jugalah nilai sebuah perusahaan lahir.
Panduan Langkah Penerapan Aplikasi HR
Berikut adalah langkah-langkah yang dapat kamu jadikan panduan dalam penerapan Aplikasi HR dalam perusahaan.
Langkah awal yang kamu harus perhatikan sebelum menerapkan Aplikasi HR yang dapat membantu mengelola sumber daya manusia agar lebih optimal adalah dengan terlebih dahulu menentukan tujuan pengadaan. Buatlah tujuan yang jelas dan perencanaan yang matang.
Cara paling mudah menentukan tujuan adalah dengan mengidentifikasi masalah yang perusahaan hadapi. Apakah perusahaan memiliki masalah sistem payroll, apakah data karyawan tidak rapi, dan lain sebagainya.
Jika masalah yang kamu hadapi adalah data karyawan dan payroll, kamu harus mencari Aplikasi HR yang dapat mengatasi masalah tersebut. Setelah memiliki tujuan yang jelas, kamu akan lebih mudah menyusun rencana penerapannya.
Secara garis besar hal yang kamu perhatikan dalam membuat rencana adalah:
- Tujuan yang jelas
- Budget dan sumber daya lain yang dibutuhkan
- Biaya dan benefit yang dihasilkan
- Timeline
Hal-hal yang Dibutuhkan dalam Penerapan Aplikasi HR
- Melakukan Riset
Setelah kamu mengidentifikasi masalah dan tujuan dengan jelas, tahapan selanjutnya yang dapat kamu lakukan adalah melakukan riset pada penyedia jasa Aplikasi HR. Kamu mulai mencari tahu vendor-vendor mana saja yang sesuai dan mampu mewujudkan tujuan dan rencana yang kamu buat sebelumnya.
Pada tahap perencanaan dan identifikasi tujuan yang jelas kamu sudah melakukan pembudgetan. Hal ini penting agar kamu tidak hanya terpaku hanya pada satu variabel harga dan mengesampingkan tujuan utama penerapan Aplikasi HR itu sendiri.
- Evaluasi Ulang Pilihan yang Ada
Setelah kamu menemukan vendor-vendor yang dirasa cocok, sekarang kamu perlu melakukan evaluasi ulang. Pada fase ini kamu dapat bertanya secara langsung, melakukan permintaan meeting, dan mencari tahu keuntungan lebih yang ditawarkan oleh vendor-vendor aplikasi HR.
Pada fase ini juga, kamu perlu mengungkapkan tujuan penting dan masalah-masalah yang perlu diselesaikan dengan software tersebut. Tidak lupa juga untuk menginformasikan kepada vendor timeline, program tersebut dapat segera digunakan.
- Mapping Proses Implementasi
Tahap selanjutnya setelah kamu memilih vendor aplikasi HR yang kamu rasa dapat mewujudkan rencana yang kamu buat. Buatlah Mapping proses implementasi yang berfungsi sebagai langkah perencanaan yang terukur.
Hal ini juga baiknya kamu diskusikan dengan vendor pilihanmu, sehingga proses implementasi Aplikasi HR dapat berjalan dengan lancar. Dengan adanya Mapping proses, kamu dapat mengetahui progress yang sedang berjalan. Bila ada masalah pun dapat lebih mudah mengidentifikasi sumber masalah, yang pada akhirnya permasalahan tersebut lebih cepat teratasi.
- Eksekusi Rencana dan Evaluasi Penerapan Aplikasi HR
Setelah kamu melewati semua tahapan diatas adalah melakukan eksekusi terhadap semua tahapan-tahapan tersebut. Umumnya fase implementasi akan berjalan seperti berikut.
- Penginstalan
Fase penginstalan harusnya tidak terlalu banyak memakan waktu, paling tidak 2-3 hari. Pada tahapan ini kamu perlu melibatkan divisi IT perusahaan kamu untuk memastikan semuanya berjalan sesuai rencana.
Bila ada kendala pun dengan kerja sama antara divisi IT perusahaan dengan vendor penyedia jasa aplikasi HR, diharapkan kendala tersebut dapat segera teratasi. Cara tersebut dilakukan agar saat digunakan, sistem berjalan dengan optimal tanpa ada masalah apapun.
- Konversi Data
Selanjutnya adalah konversi data dari sistem lama ke Aplikasi HR yang baru. Pada tahapan ini prosesnya dapat memakan waktu beberapa hari hingga hitungan minggu. Tergantung seberapa banyak volume data yang harus dikonversi atau dipindah ke dalam sistem yang baru, dan berapa komplek data tersebut.
Jika data harus dikonversi secara manual tentu saja akan memakan waktu yang lebih lama, dibandingkan dengan pemindahan data dari sebuah sistem lama ke sistem baru.
Apabila perusahaan kamu menggunakan cara konvensional yang tidak menggunakan software, kamu harus menugaskan beberapa orang yang secara khusus bertugas melakukan konversi data ke sistem yang baru.
- Konfigurasi, Fase Percobaan, dan Evaluasi
Setelah atau pada masa konversi data selesai, selanjutnya kamu bisa melakukan uji coba terhadap Aplikasi HR yang telah terpasang. Kamu dapat melakukan uji coba fitur dan fungsi yang dijanjikan vendor apakah sesuai dan memberikan manfaat seperti yang dijanjikan.
Pada fase percobaan kamu dapat menginstruksikan kepada orang-orang yang akan menggunakan program tersebut seperti HRD, karyawan, dan manajer. Mereka adalah orang-orang yang memiliki tanggung jawab terhadap pengelolaan sumber daya manusia perusahaan.
Penerapan Aplikasi HR yang baru haruslah cocok dan sesuai dengan kebutuhan serta tujuan awal perusahaan. Kamu dapat melakukan evaluasi jika dirasa ada sesuatu yang kurang pada fase percobaan. Jangan sampai kamu tidak mendapatkan keuntungan-keuntungan yang kamu inginkan dengan adanya Aplikasi HR tersebut.
- Training Karyawan
Setelah semua proses dan fungsi dirasa sudah siap dan baik, tahapan berikutnya adalah melakukan pelatihan pada semua karyawan yang akan menggunakan program tersebut. Fase ini dapat berjalan beberapa hari sampai semua karyawan terbiasa dan dapat beradaptasi dengan program baru.
- Go Live!
Tahapan implementasi terakhir adalah berjalanya sistem secara resmi. Perlu kamu ingat meskipun kamu sudah melakukan training semua bukan tidak mungkin akan terdapat kendala-kendala yang sangat umum terjadi pada setiap transisi ke sistem baru.
Untuk mengatasinya, jika bukan permasalahan teknis adalah memberi waktu penyesuaian dan memberikan arahan serta koreksi terhadap kesalahan yang terjadi.
- Review dan Feedback
Panduan terakhir pada tahapan Aplikasi HR adalah melakukan review terhadap terhadap sistem dan feedback penggunaanya. Apakah sistem berjalan dengan efisien, apakah ada kendala teknis yang harus diselesaikan, dan lain sebagainya.
Pada tahun 2019 sendiri menurut data yang dihimpun kompas, paling tidak 60 persen perusahaan di Indonesia belum serius melakukan transformasi digital. Hal ini dapat menghambat perkembangan perusahaan-perusahaan tersebut dibanding perusahaan yang serius menjalankan transformasi digital.
Mekari Talenta adalah software salah satu aplikasi HR berbasis aplikasi yang mudah digunakan dan mudah terintegrasi dengan software-software lainnya. Jadi, Anda tidak perlu melakukan perombakan sistem ulang yang membutuhkan waktu yang lama.
Talenta adalah salah satu merk Aplikasi HR (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Aplikasi HR biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.
Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.
Kelebihan Mekari Talenta:
- Fitur yang Disajikan Sangat Berlimpah
Keunggulan dari Mekari Talenta ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Mekari Talenta ini, berikut ini detail fiturnya :
- Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
- Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
- Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
- Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.
- Kostumisasi yang Sangat Terperinci
Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci. Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.
- Tim Support yang Efektif dan Responsive
Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.
Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering Work From Home, menggunakan Talenta sebagai performance management system tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.
Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Talenta dapat kamu akses dengan mudah di https://www.talenta.co/. Tunggu apa lagi? Yuk, pakai Talenta sekarang dan rasakan pengalaman management terbaik!
