beritalima.com | Para profesional dunia management risiko di berbagai sektor industri harus melakukan pendalaman dalam menyikapi situasi dan dengan cepat mengevaluasi efek jangka pendek dan jangka panjang dari pandemi Covid 19 yang masih berlangsung. Ada tekanan luar biasa untuk merespons dengan cepat sambil merencanakan minimalkan potensi risiko serta tantangan di masa depan. Tuntutan untuk respons cepat ini bersama dengan kebutuhan untuk memperkirakan risiko di masa depan dan membangun rencana untuk melanjutkan operasi New normal sudah cukup untuk melakukan tindakan preventif bahkan persiapan menerapkan manajemen risiko yang terbaik dan terkontrol.
Cakupan kendala bisnis yang disebabkan oleh Covid19, menempatkan penekanan baru pada sifat yang mencakup semua jenis peristiwa ini. Organisasi dengan cepat menyadari bahwa perencanaan manajemen risiko yang kuat dan protokol krisis sangat penting. Terlebih lagi, menyadari pentingnya perencanaan seputar strategi komunikasi. Komunikasi dengan karyawan, mitra, pelanggan, dan orang lain sangat penting untuk memastikan bahwa semua pemangku kepentingan memahami situasi dan mendukung upaya mitigasi risiko .
Ketika organisasi meningkatkan strategi komunikasi mereka di masa Covid19 , ada peluang untuk membangun reputasi usaha yang baik dan memasukkan strategi kunci ke dalam perencanaan manajemen perusahaan berbasis management risiko di masa depan dan upaya melakukan respons dari setiap kemungkinan situasi krisis.
Risiko bisa terjadi tanpa ada sebab awal
“Transparansi adalah pekerjaan pertama dalam krisis,” perti yang di sampaikan oleh profesor dan pakar manajemen dan kepemimpinan Harvard Amy Edmonson. Pada saat ini, hampir semua perusahaan telah berbagi semacam pernyataan atau pembaruan pada Covid19 dari perusahaan terbesar di dunia hingga bisnis terkecil yang dijalankan keluarga termasuk dalam dunia IKM dan UKM dalam Negeri. Pelanggan dan pemangku kepentingan mengharapkan pembaruan dari organisasi tentang bagaimana Covid19 mempengaruhi dunia usaha dan langkah apa yang di ambil untuk mengatasinya.
Organisasi yang tidak memberikan respons atau pembaruan yang lambat dalam menghadapi krisis ini sangat berisiko mendapatkan hasil negatif. Pelanggan dan klien dapat berasumsi bahwa perusahaan tidak mengambil langkah-langkah tanggapan yang diperlukan khusus untuk perkembangan perusahaan . , merekabisa saja mungkin berasumsi bahwa pelaku usaha memiliki sesuatu untuk disembunyikan.
Pada titik ini dalam krisis yang berkembang, strategi respons adalah komponen penting dari setiap rencana manajemen risiko yang menyeluruh. Berikut adalah beberapa taktik utama untuk meningkatkan respons dan komunikasi manajemen risiko di tengah krisis saat ini yang dapat digunakan dalam rencana manajemen risiko dan skenario krisis di masa depan.
1. Bentuk Team yang solid berkinerja dengan baik
Sebagian besar organisasi telah menugaskan tim internal untuk memantau dan mengelola perkembangan COVID-19 dan menentukan langkah dan tindakan yang diperlukan. Manajer risiko tidak diragukan lagi memainkan peran penting pada tim ini. Memformalkan team ini ( Task Force) dan berbagi pengetahuan penting dengan pelanggan dan publik menunjukkan komitmen dunia usaha untuk tetap terdepan dalam krisis dan secara aktif menavigasi solusi dan langkah selanjutnya.
Untuk anggota Task Force ini, pandemi Covid 19 merupakan kesempatan belajar secara kilat dalam komunikasi yang efektif. Jangan biarkan pengalaman susah payah itu sia-sia. Daripada melakakuan uji coba team Task Force dan harus mulai kembali normal maka lebih baik menjadikan team yang sudah ada terus berkembang , jadilah sebagai tim tanggap krisis yang terus berimprovisasi, gunakan keahlian tim untuk meningkatkan respons terhadap krisis berikutnya.
Pertimbangkan pelatihan media dan pelatihan komunikasi lainnya untuk anggota inti tem Task. Ingat, Task Force ini harus lebih dari sekadar taktik komunikasi. Tim yang di tempatkan untuk mengelola krisis ini harus memiliki waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk mendorong respons organisasi terhadap COVID-19 — dan apa yang terjadi selanjutnya.
2. Perbaiki Saluran Komunikasi Anda
Selain pembaruan rutin dari tim khusus, sebagian besar organisasi telah mengumpulkan semua informasi terkait COVID-19 dalam tempat terpusat. Setiap dan semua pembaruan, kebijakan, dan sumber daya harus mudah ditemukan dan diakses dalam situasi apapun. Dalam kebanyakan kasus, ini dapat ada di situs web perusahaan, dan semua komunikasi melalui email, saluran sosial dan lainnya harus merujuk dan melakuan tautan atas semua informasi.
Karena pemangku kepentingan memanfaatkan tata kelola ini dan komunikasi lainnya, perhatikan metrik dengan cermat. Lacak pembaruan mana yang paling banyak dilihat, ketika diakses. Luangkan waktu untuk membaca dan menanggapi komentar dan masukan daripelanggan. Semua analisa akan menjadi sumber bermanfaat tentang apa yang diprioritaskan pelanggan, karyawan, dan orang lain pada saat krisis. Mengetahui bagaimana dan di mana mereka mencari pembaruan dari organisasi usaha dapat meningkatkan efektivitas semua komunikasi krisis Anda.
3. Adaptasikan Rencana Respons Anda
Secara keseluruhan, Covid 19 hampir mustahil untuk diantisipasi dan direncanakan secara efektif. Tetapi di mungkinkan untuk meminimalkan risiko individu,resiko bisnis, resiko lingkungan dan dampak lainya . Beberapa organisasi telah membuat protokol untuk tenaga kerja jarak jauh, misalnya, atau meningkatkan protokol kesehatan masyarakat dalam interaksi karyawan atau pelanggan.
Dengan Covid 19 , perubahan dalam industri atau lanskap peraturan setiap hari harus di kontrol. Tetapi ini bukan satu-satunya krisis yang membutuhkan fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi dalam rencana manajemen risiko — perubahan dan pembaruan yang sering terjadi diharapkan akan menjadikan Iklim usaha antar pihak akan dinamis. Organisasi-organisasi yang menangani situasi dengan para pemangku kepentingan mereka dan dalam rencana kesinambungan bisnis mereka sendiri akan paling siap untuk setiap krisis di masa depan.
Pada akhirnya, wabah Covid 19 yang sedang berlangsung akan menjadi tahapan studi kasus yang kuat untuk setiap organisasi untuk merefleksikan persiapan manajemen risiko dan prosedur tanggap darurat. Menggunakan pandemi Covid 19 ini untuk lebih siap menghadapi berbagai risiko di masa depan adalah merupak penjabaran dari sikap semangat untuk terus melakukan perubahan dan pengembangan.
Memanage Sebuah resiko adalah tantangan untuk dijadikan opportunity dan nilai tambah yang lebih baik.
Author
KPT H Ferryzhal Utama Suryowibowo
